AVIS DE RECRUTEMENT
Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) est une institution indépendante et neutre qui fournit protection et assistance aux victimes de conflits armés et d'autres situations de violence. Il apporte une aide humanitaire dans les situations d'urgence, et s'emploie également à promouvoir le respect du droit international humanitaire et son intégration dans les législations nationales.
Dans le cadre de ses activités au Mali, le CICR cherche pour sa Sous-Délégation de Tombouctou : Un(e) Administratif (ve) Assistant (e) 1
Minimum Requis :
Formation, Connaissances et Expériences Professionelles
▪ Diplôme du degré post secondaire ou formation jugée équivalente ; formation reconnue dans le domaine de l’assistanat un atout ;
▪ Parfaite connaissance de la pratique du secrétariat. Expérience dans une fonction similaire de 2 ans ;
▪ Maîtrise du français et au moins une des langues de la localité. Bonne compréhension de l’anglais ;
▪ Très bonnes connaissances des outils informatiques et bureautiques standards ;
▪ Capacité à travailler de manière autonome et à gérer/former les utilisateurs. Bon esprit d’équipe ;
▪ Intérêt et compétences pour la formation des utilisateurs ;
▪ Aptitude à traiter les informations sensibles avec toute la confidentialité requise ;
▪ Rigueur et très bonne organisation dans son travail, avec sens des responsabilités et des priorités ;
▪ Aptitude à gérer le stress et à être proactif ;
▪ Flexibilité et disponibilité ;
▪ Capacité à appliquer et faire appliquer les règles et procédures CICR. Responsabilités Gestion de l’Information
▪ Forme et encadre les collègues sur les procédures en gestion de l’information et supervise leur application avec le support de l’assistante à Bamako.
▪ Forme les collègues sur les outils en lien avec la gestion de l’information (Team Space, Lotus Notes, Outlook, Skype for Business, MS Teams), avec le support de l’assistante à Bamako.
▪ Sensibilise les collègues à la sécurité de l’information avec le support de l’assistante à Bamako.
▪ Forme les collègues aux règles du protocole de la correspondance du CICR et s’assure que toute la correspondance sortant de la sous-délégation soit conforme au protocole.
▪ Connaît et fait appliquer les règles en matière de signatures dans la sous-délégation, selon les directives institutionnelles.
▪ Explique la gestion du classement de la sous-délégation pour les documents électroniques et papier ; conseille/donne du support aux unités pour organiser leur classement ; assure le monitoring du travail accompli par les unités ; fait les rappels nécessaires, avec le support de l’assistante à Bamako.
▪ Veille à l’application des règles en matière d’identité visuelle dans les présentations externes et internes, le papier en tête.
▪ Maintient à jour ses compétences sur les outils standards (de messagerie, partage, etc.) ; s’implique dans toute évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mieux accompagner les changements. Réception/Secrétariat
▪ Coordonne l’accueil des nouveaux collègues et des visiteurs de la sous-délégation avec l’administration.
▪ Gère le standard téléphonique. Réception et transfert des appels aux collègues concernés.
▪ Prépare/enregistre l’envoi du courrier CICR de la sous-délégation aux interlocuteurs externes.
▪ Prépare, envoie et réceptionne les bordereaux in/out de la sous-délégation ;
▪ Gère le stock économat mis à sa disposition, à savoir l’économat à caractère institutionnel ;
▪ Participe à l’accueil des visiteurs de la sous-délégation et les oriente vers l’unité concernée ;
▪ Met à jour le tableau des visiteurs dans la Team Space (TS) ;
▪ Soutient les départements dans l’organisation de leurs réunions ou séminaires avec le matériel économat.
▪ Contribue à la mise à jour de l’information générale dans les outils de références (banques de données, inventaires, etc.) et gère la boîte de la messagerie du site (Shared Mailbox) de manière autonome.
▪ Tient à jour les organigrammes, les listes téléphoniques, les plannings des mouvements de la sous-délégation, ainsi que la bd Contacts. Support au Management
▪ Gère les contacts internes et externes du management de la sous-délégation, à travers les outils CICR et contrôle la mise à jour des contacts des autres unités. Gère la base de données « TOM_Contacts » et l’explique aux utilisateurs.
▪ Gère l’agenda du management et organise les réunions avec des interlocuteurs internes ou externes (téléphones ou messages pour prises de rendez-vous, EM, réunions, etc.) ainsi que les aspects logistiques (salles de réunion, matériels nécessaires pour des présentations, vidéo-conférence, etc).
▪ Rédige en français la correspondance protocolaire ou informelle de manière autonome, selon la demande du chef de sous-délégation.
▪ Filtre et enregistre les demandes orales et la correspondance écrite venant de l’extérieur et effectue le suivi du traitement des demandes par les départements concernés. De plus, il s’assure que le protocole de la correspondance du CICR soit respecté.
▪ Prépare des dossiers sur des thèmes particuliers (dossiers de briefing pour visites du siège ou externes par ex.).
▪ Assure l’accueil et le suivi des interlocuteurs du management et aide à l’organisation d’événements protocolaires.
▪ Est en charge des ordres de mission et des notifications pour les sorties terrain (rédaction et impression pour signature).
▪ Assure le suivi des factures relatives aux activités du Management.
▪ Fait des demandes internes et procède aux petits achats suivant les règles financières de la sous-délégation. Welcome
▪ Il/elle tient à jour la base de données welcome dans Outlook. ▪ S’occupe de l’accueil et de l’hébergement des visiteurs.
▪ Tient à jour la brochure welcome file de la sous-délégation.
Dossier de Candidature : Les candidats qui souhaitent postuler peuvent utiliser ce lien Ou ce code QR.
Exception : Pour souci de connexion, les candidats des régions Nord du Mali (Uniquement), peuvent déposer, sous pli fermé, leurs dossiers aux adresses suivantes :
Sous- Délégation du CICR à Gao au quartier Château Secteur IV ; Bureau du CICR à Ménaka au deuxième quartier, face à la Radio Adar Ménaka ;
Sous-Délégation du CICR à Kidal, Etambar ; SousDélégation du CICR à Tombouctou, quartier Hamabangou-Route de Ber à l’attention de la HR Manager.
Date limite d’envoi des candidatures : 09.06.2024 « Les candidatures féminines sont fortement encouragées »
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures envoyés ne pourront pas être retournés.
Le CICR est attaché à la diversité et déterminé à assurer un environnement de travail inclusif. Nous examinerons avec intérêt les candidatures de toutes les personnes qualifiées. « Le CICR n'exige de paiement à aucune étape du processus de recrutement ».
