Supervisory Executive Management Specialist

Description

01Offre de poste vacant : USAID/Mali Executive Office – Superviseur Executive Management Specialist

Pour connaître les exigences minimales détaillées, les demandeurs doivent consulter l’exposé complet des fonctions et les exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

N° RÉF : 72068824R10009 (doit être inséré dans l’objet du courriel)

NIVEAU DE GRADE : Le niveau de performance complet de ce poste équivaut à FSN-12, qui se situe entre 29 950 052 et 46 422 584 FCFA. Toutefois, si l’évaluation de l’USAID n’aboutit pas à une attribution au niveau de la pleine performance, l’USAID peut attribuer une attribution à un CCN sélectionné qualifié à un niveau inférieur, avec des options contractuelles pour placer éventuellement l’entrepreneur à chaque niveau progressif jusqu’à ce que le niveau de performance complet soit atteint. Le niveau d’entrée de ce poste équivaut au FSN-10, qui se situe entre 21 109 029 et 32 719 005 FCFA et le niveau intermédiaire de ce poste équivaut au FSN-11, qui se situe entre 24 740 169 et 38 347 257 FCFA.

FONCTIONS DE BASE : Ce poste est établi en tant que poste de spécialiste de la gestion exécutive de supervision « échelle », qui comprend des postes au FSN-10, au FSN-11 et au niveau de rendement complet du FSN-12.

Au niveau de rendement complet (FSN-12), le CCN PSC s’acquittera des tâches générales suivantes :

Le spécialiste de la gestion exécutive (S/EMS) (niveau de performance complet/FPL) relève directement du directeur général de l’USDH (S/EXO). La principale responsabilité du spécialiste est de fournir à la mission de l’USAID toute la gamme des services d’appui à la gestion et d’assistance en matière de supervision dans les opérations quotidiennes complexes du Bureau exécutif. Le SGE doit fournir un leadership stratégique, des conseils techniques et une expertise et des connaissances professionnelles et collaborer étroitement avec le personnel de l’EXO dans toutes les fonctions administratives et logistiques de l’EXO. À ce titre, le spécialiste aide le S/EXO à superviser la prestation efficace de services de personnel, administratifs, logistiques et autres services de soutien à la mission et sert d’alter ego au S/EXO sur demande.

Au niveau de rendement intermédiaire (FSN-11), le CCN PSC s’acquittera des tâches générales suivantes :

Le spécialiste de la gestion exécutive (SGE) (niveau intermédiaire) agit à titre de CFP principal du RCF pour les questions administratives et de gestion, les procédures et les politiques, les efforts de voyage et de transport, ainsi que pour la planification, la direction et l’administration de la plateforme de gestion des opérations de la mission. Le spécialiste agit à titre de conseiller et soutient la direction du EXO dans une variété de questions opérationnelles complexes et délicates. Le SGE assurera la direction, l’orientation et la supervision de la gestion des équipes suivantes au sein du Bureau exécutif : achats, dossiers et correspondance, voyages et transports, et soutien administratif général. Le spécialiste surveille la performance globale de ces équipes au sein du bureau exécutif et s’assure que les procédures de la mission sont conformes à la politique et aux règlements de l’USAID et aux exigences statutaires du gouvernement des États-Unis (USG). L’un des principaux rôles du S/EMS sera de s’assurer que les systèmes de gestion et les contrôles appropriés et nécessaires sont en place et utilisés de manière appropriée par tout le personnel de l’USAID.

Au niveau d’entrée (FSN-10), le CFP du NCF effectuera les tâches générales suivantes :

Le Spécialiste de la gestion exécutive de la supervision (niveau d’entrée/EL) travaille au sein du Bureau exécutif de l’USAID/Mali et rend compte directement au Directeur exécutif de supervision. Le Bureau fournit la gamme complète de services de gestion administrative, de service à la clientèle, de logistique et de liaison avec les partenaires à l’appui des grands programmes de développement de l’USAID au Mali.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS 

Niveau de performance complet (FSN 12) :

Leadership stratégique et orientation stratégique

Le spécialiste de la gestion exécutive (FPL) élabore, interprète et dirige la mise en œuvre réussie des politiques, règlements et procédures administratifs dans tous les domaines EXO, et veille à la conformité aux exigences législatives et/ou réglementaires du gouvernement hôte affectant les services de gestion de la mission et les employés de la mission. Le spécialiste est un membre de la direction de la mission chargé d’assurer le leadership et la supervision des opérations de gestion administrative. Le SGE planifie et dirige les fonctions de gestion interne de la mission et dirige toutes les activités fonctionnelles au sein du Bureau administratif. Le spécialiste est responsable de la coordination interne de la mission entre les bureaux et sert de représentant de la mission et assure la liaison avec l’État et la direction pour les questions de gestion administrative, responsable de l’interprétation des politiques et de la mise en œuvre de diverses initiatives de gestion du DoS, de l’agence et de la direction. Le spécialiste doit faire preuve de discernement, souvent en période de stress et dans des délais limités, pour prendre des décisions et fournir des conseils sur les politiques de gestion de l’USAID, les pratiques d’achat et les préoccupations en matière de ressources humaines.

Gestion de bureau et leadership technique

Ressources humaines : Travailler en étroite collaboration avec le S/EXO, la direction de la mission et HCTM dans les domaines de la planification de la main-d’œuvre, du recrutement, de la gestion du rendement, des avantages sociaux et de la retraite, du processus d’affectation du service extérieur, de la classification, de la formation et de tous les autres programmes de RH et de gestion du personnel. Le SGD consulte HCTM sur l’interprétation des politiques liées à la gestion du capital humain, ainsi qu’aux avantages et indemnités à l’étranger. Se tenir au courant des lois et règlements juridiques et réglementaires du pays hôte afin d’assurer le respect de ses exigences légales et/ou réglementaires concernant les pratiques d’embauche et les droits du personnel. Travailler en étroite collaboration avec le RLO et le HRO de l’État pour s’assurer que la mission respecte les lois du travail du pays hôte.

Représentation et coordination : Le spécialiste de la gestion exécutive (FPL) établit et maintient des contacts de travail étroits avec le personnel à tous les niveaux de la mission, de l’ambassade et de l’interagence pour une gestion efficace des opérations administratives de la mission. Le spécialiste représente l’USAID au sein du groupe de travail ICASS, du comité d’après-emploi, du comité conjoint des récompenses, de l’initiative de gestion collaborative, du conseil du logement inter-agences et d’autres groupes de travail/comités qui lui sont confiés.

Niveau intermédiaire (FSN11) :

Orientation stratégique et gestion administrative

Le SGE fournit des orientations administratives pour les piliers EXO sous sa supervision. Le spécialiste assume un rôle de leadership dans la formulation et la mise en œuvre des politiques, règlements et procédures de gestion administrative, y compris les procédures opérationnelles normalisées du EXO, les ordres de mission, les avis de mission et d’autres directives, lignes directrices et instructions de gestion administrative. Crée et veille à ce que les mises à jour des SOP dans toutes les zones de service couvertes soient conservées et maintenues à jour pour le suivi. Le spécialiste identifiera les possibilités de soulever des questions de politique, de gestion et d’exploitation au sein du Bureau exécutif afin de combler les lacunes et de faire avancer les opérations. Le spécialiste doit identifier et hiérarchiser les questions administratives et opérationnelles urgentes ayant des incidences sur la gestion du Service administratif.

Supervision de l’unité et direction technique

Achats : Assurer le leadership, la supervision et la supervision de toutes les questions relatives à l’acquisition et à l’assistance des contrats administratifs gérés par l’agent exécutif superviseur au poste. Il/elle prépare les demandes d’achat et les énoncés de travail, agit à titre de représentant de l’agent de négociation des contrats ou de gestionnaire des activités, si nécessaire, effectue des examens continus des soldes des obligations du Bureau exécutif non liquidé et veille à ce que les soldes excédant les besoins soient désassortis en temps opportun et/ou ceux qui ne sont plus nécessaires en coordination avec le Bureau de la gestion financière (BCI). Le spécialiste applique les meilleures pratiques décrites dans les règlements connexes de l’Agence dans la série ADS 300, tels que ADS 301, 330 et 331. Le spécialiste doit être parfaitement informé et compétent dans l’utilisation de GLAAS, ASIST, et mener tous les aspects des actions pré-attribution, gestion des attributions, post-attribution et clôture à l’appui des procédures d’acquisition simplifiées EXO.

Niveau d’entrée (FSN 10) :

Appui administratif et gestion administrative

Le spécialiste de la gestion exécutive (niveau d’entrée/EL) soutient et conseille le directeur exécutif dans la supervision et la gestion des services de soutien logistique et administratif pour la mission de l’USAID. Le spécialiste aide le chef du service administratif à gérer l’ensemble du portefeuille EXO et fournit des conseils sur les questions administratives, opérationnelles et de gestion. Le spécialiste aide le chef du Service administratif à s’acquitter du volume élevé de travail dans les sections du Service administratif, assure la coordination entre les sections et avec les autres bureaux de la mission. Fournir un appui général à la gestion administrative et aider à organiser les priorités de travail du Bureau exécutif. Fournir des orientations et des conseils aux sections EXO et participer au processus décisionnel sur les questions de gestion administrative du Bureau et de la mission.

Soutien ICASS

Le spécialiste supervise, surveille et évalue tous les services ICASS fournis à l’USAID et assure la liaison avec les clients de la mission auprès du fournisseur de services ICASS du Département d’État (DOS). Établit et maintient des relations positives entre l’USAID et l’ambassade des États-Unis en ce qui concerne tous les domaines de l’ICASS et d’autres domaines de soutien administratif. Le spécialiste prépare une analyse des exigences, des services, des normes et des coûts de l’ICASS pour l’USAID et fait des recommandations sur le nombre et les types de services utilisés. Le titulaire du poste effectue des examens périodiques des accords de service et des normes ICASS en utilisant une analyse coûts-avantages menant à des mesures recommandées pour les services. Dépanner, faciliter ou aider le personnel de l’USAID avec les demandes de service de l’État (par exemple, MyServices, ILMS/ARIBA, etc.). Assurer le suivi auprès des clients de l’USAID pour s’assurer que les services reçus par l’ICASS et l’État sont opportuns, à un niveau satisfaisant et fournis conformément aux normes de service de l’ICASS.

QUALIFICATIONS MINIMALES

Niveau de performance complet (FSN 12) :

1. Éducation : Possession d’un baccalauréat ou de l’équivalent d’un diplôme de quatre ans d’un collège/université américain (ou d’une accréditation équivalente s’il s’agit d’un établissement non américain) dans un domaine lié aux affaires (c’est-à-dire comptabilité, commerce, contrat/approvisionnement/achats, économie, finance, droit, gestion des ressources humaines, industrie/gestion industrielle/logistique, systèmes d’information de gestion (informatique), marketing, organisation/gestion/leadership, gestion de programme/projet, public Administration, méthodes quantitatives) est requis.
2. Expérience professionnelle antérieure : Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en gestion et administration des affaires, ou un poste qui exige des compétences étroitement liées, telles que la gestion de programmes, les opérations ou la gestion financière, l’élaboration et la mise en œuvre de procédures de gestion, la passation de marchés, l’approvisionnement, la gestion des biens, les ressources humaines ou toute combinaison de ces éléments. Une année de cette expérience doit avoir été acquise en travaillant à un niveau de réussite totale dans un poste équivalent au niveau de responsabilité immédiatement inférieur de la RSF dans cette profession ou dans une profession qui nécessite des compétences similaires, avec une organisation gouvernementale ou non gouvernementale, le secteur privé ou au sein d’une organisation internationale ou donatrice. Au moins trois ans d’expérience en supervision. Remarque : L’expérience supplémentaire ne remplacera PAS l’éducation.
3. Compétences linguistiques : Le niveau IV (maîtrise de l’anglais et du français) est requis.
4. Connaissance de l’emploi : Une connaissance approfondie ou la possibilité d’acquérir une connaissance des réglementations du gouvernement américain régissant tous les domaines de la gestion administrative et des opérations de soutien, y compris les ressources humaines, l’approvisionnement, la gestion des biens, la sécurité physique, les services généraux, la budgétisation, les dossiers et la correspondance, est requise. Une connaissance approfondie des règlements en matière d’approvisionnement et de passation de marchés est requise. Connaissance professionnelle des réglementations et politiques de l’USG, SAP et PSC.
5. Compétences et capacités : La capacité de superviser de manière indépendante tous les aspects de son portefeuille EXO. Une capacité à traiter efficacement avec des représentants de niveau intermédiaire à élevé de la communauté des affaires américaine, locale et régionale, ainsi qu’avec des collègues des missions de l’USAID et/ou des gouvernements hôtes dans toute la région, est requise. Une capacité démontrée à diriger, à former et à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision ou de conseils est requise. Des compétences avancées en matière d’analyse, de négociation et de gestion du temps, ainsi que de solides compétences en relecture et en souci du détail, sont requises. Capacité à conseiller ses pairs et la direction. Capacité à guider et à travailler avec une équipe multidisciplinaire et diversifiée dans l’administration d’un bureau exécutif à service complet et axé sur le client. Le spécialiste doit posséder la capacité d’analyser, de conceptualiser, de négocier, d’exercer un jugement sûr de manière critique et indépendante, de créer des idées, d’identifier les problèmes et de développer des solutions créatives et de démontrer des compétences interpersonnelles pour traiter les demandes avec patience, tact et diplomatie. La flexibilité nécessaire pour gérer simultanément plusieurs priorités à la fois est essentielle. Des compétences dans l’utilisation de la plupart des éléments de la suite Microsoft Business sont requises. La capacité de travailler calmement, avec tact et efficacement sous pression est essentielle, ainsi que la capacité de maintenir une stricte confidentialité et de respecter toutes les normes de conduite et d’éthique. Il/elle doit être en mesure d’acquérir une compréhension approfondie des réglementations et politiques du gouvernement américain, des réglementations et politiques fédérales et locales, des manuels d’affaires étrangères, et comprendre les procédures de programmation, de planification, de budgétisation, de passation de marchés et de gestion des biens immobiliers et personnels du gouvernement américain.

Niveau de performance intermédiaire (FSN-11) :

1. Éducation : Possession d’un baccalauréat ou de l’équivalent d’un diplôme de quatre ans d’un collège/université américain (ou d’une accréditation équivalente s’il s’agit d’un établissement non américain) dans un domaine lié aux affaires (c’est-à-dire comptabilité, commerce, contrat/approvisionnement/achats, économie, finance, droit, gestion des ressources humaines, industrie/gestion industrielle/logistique, systèmes d’information de gestion (informatique), marketing, organisation/gestion/leadership, gestion de programme/projet, public Administration, méthodes quantitatives), est requis.
2. Expérience professionnelle antérieure : Au moins cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en gestion et administration des affaires, ou un poste qui exige des compétences étroitement liées, telles que la gestion de programmes, les opérations ou la gestion financière, l’élaboration et la mise en œuvre de procédures de gestion, la passation de marchés, l’approvisionnement, la gestion des biens, les ressources humaines ou toute combinaison de ces éléments. Une année de cette expérience doit avoir été acquise en travaillant à un niveau de réussite totale dans un poste équivalent au niveau de responsabilité immédiatement inférieur de la RSF dans cette profession ou dans une profession qui nécessite des compétences similaires, avec une organisation gouvernementale ou non gouvernementale, le secteur privé ou au sein d’une organisation internationale ou donatrice. Au moins trois ans d’expérience en supervision. Remarque : L’expérience supplémentaire ne remplacera PAS l’éducation.
3. Compétences linguistiques : Le niveau IV (maîtrise de l’anglais et du français) est requis.
4. Connaissance du poste : Une connaissance approfondie ou la possibilité d’acquérir une connaissance des réglementations du gouvernement américain régissant tous les domaines de la gestion administrative et des opérations de soutien est requise. Une connaissance approfondie des règlements en matière d’approvisionnement et de passation de marchés est requise. Connaissance professionnelle des réglementations et politiques de l’USG, SAP et PSC.
5. Compétences et capacités : La capacité de superviser de manière indépendante tous les aspects de son portefeuille EXO. Une capacité à traiter efficacement avec des représentants de niveau intermédiaire à élevé de la communauté des affaires américaine, locale et régionale, ainsi qu’avec des collègues des missions de l’USAID et/ou des gouvernements hôtes dans toute la région, est requise. Une capacité démontrée à diriger, former et travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision ou de conseils est requise. Des compétences avancées en matière d’analyse, de négociation et de gestion du temps, ainsi que de solides compétences en relecture et en souci du détail, sont requises. Capacité à conseiller ses pairs et la direction. Capacité à guider et à travailler avec une équipe multidisciplinaire et diversifiée dans l’administration d’un bureau exécutif à service complet et axé sur le client. Le spécialiste doit posséder la capacité d’analyser, de conceptualiser, de négocier, d’exercer un jugement sûr de manière critique et indépendante, de créer des idées, d’identifier les problèmes et de développer des solutions créatives et de démontrer des compétences interpersonnelles pour traiter les demandes avec patience, tact et diplomatie. La flexibilité nécessaire pour gérer simultanément plusieurs priorités à la fois est essentielle. Des compétences dans l’utilisation de la plupart des éléments de la suite Microsoft Business sont requises. La capacité de travailler calmement, avec tact et efficacement sous pression est essentielle, ainsi que la capacité de maintenir une stricte confidentialité et de respecter toutes les normes de conduite et d’éthique. Il/elle doit être en mesure d’acquérir une compréhension approfondie des réglementations et politiques du gouvernement américain, des réglementations et politiques fédérales et locales, des manuels d’affaires étrangères, et comprendre les procédures de programmation, de planification, de budgétisation, de passation de marchés et de gestion des biens immobiliers et personnels du gouvernement américain.

Niveau d’entrée (FSN-10) :

1. Éducation : Possession d’un baccalauréat ou de l’équivalent d’un diplôme de quatre ans d’un collège/université américain (ou d’une accréditation équivalente s’il s’agit d’un établissement non américain) dans un domaine lié aux affaires (c’est-à-dire comptabilité, commerce, contrat/approvisionnement/achats, économie, finance, droit, gestion des ressources humaines, industrie/gestion industrielle/logistique, systèmes d’information de gestion (informatique), marketing, organisation/gestion/leadership, gestion de programme/projet, public Administration, méthodes quantitatives), est requis.
2. Expérience de travail antérieure : Au moins trois (3) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, en gestion et administration des affaires, ou dans un poste qui exige des compétences étroitement liées, telles que la gestion de programmes, les opérations ou la gestion financière, l’élaboration et la mise en œuvre de procédures de gestion, la passation de marchés, l’approvisionnement, la gestion des biens, les ressources humaines ou toute combinaison de ceux-ci, au sein d’une organisation gouvernementale ou non gouvernementale, du secteur privé. ou au sein d’une organisation internationale ou donatrice, est requis. Remarque : L’expérience supplémentaire ne remplacera PAS l’éducation.
3. Compétences linguistiques : Le niveau IV (maîtrise de l’anglais et du français) est requis.
4. Connaissance de l’emploi : Une bonne connaissance des processus opérationnels des secteurs public et privé est requise. Expérience démontrée en matière de supervision et capacité à gérer un portefeuille complexe. Une compréhension du processus général d’approvisionnement est requise, en particulier des procédures d’achat simplifiées. Compréhension de base des processus de planification et d’exécution budgétaires, de la gestion des ressources humaines et des procédures de gestion des dossiers.
5. Compétences et capacités : La capacité de superviser de manière semi-indépendante tous les aspects de son portefeuille EXO. Une capacité à traiter efficacement avec des représentants de niveau intermédiaire à élevé de la communauté des affaires américaine, locale et régionale, ainsi qu’avec des collègues des missions de l’USAID et/ou des gouvernements hôtes dans toute la région, est requise. Des compétences dans l’utilisation de la plupart des éléments de la suite Microsoft Business sont requises. Des compétences avérées en matière d’analyse, de négociation et de gestion du temps, ainsi que de solides compétences en relecture et en souci du détail, sont requises. La capacité de travailler calmement, avec tact et efficacement sous pression est essentielle, ainsi que la capacité de maintenir une stricte confidentialité et de respecter toutes les normes de conduite et d’éthique.

L’exposé complet des fonctions et des exigences de qualification est disponible sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/                                  

FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION :

Pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent posséder les qualifications minimales indiquées ci-dessus. Pour les candidats répondant aux qualifications minimales, un examen plus approfondi et une sélection seront basés sur l’évaluation par le jury des facteurs de sélection énumérés ci-dessous.

1. Expérience professionnelle antérieure 35 points
2. Connaissance de l’emploi 30 points
3. Compétences et capacités 35 points

Les candidats peuvent aborder chacun des facteurs de sélection sur une feuille séparée ou directement dans la lettre de motivation.

Pour connaître les exigences minimales détaillées, les demandeurs doivent consulter l’exposé complet des fonctions et les exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

POUR POSTULER : Tous les CV et lettres de motivation doivent être en anglais, sinon le dossier de candidature est incomplet et sera rejeté.

Les candidats intéressés pour ce poste doivent soumettre les documents requis suivants :

1. Les offrants admissibles doivent remplir, signer et soumettre le formulaire d’offre AID 309-2 (Renseignements sur l’offrant pour les contrats de services personnels conclus avec des particuliers) : https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2
2. Curriculum vitae (CV) pertinent pour le poste pour lequel le candidat postule.
3. Lettre de présentation d’au plus deux (2) pages décrivant comment les compétences et l’expérience du titulaire correspondent aux exigences du poste en question et répondent aux facteurs d’évaluation établis dans la présente demande de soumissions.
4. Les candidats doivent fournir cinq (5) références professionnelles avec leurs coordonnées complètes, y compris leur adresse électronique et leur numéro de téléphone. Les références doivent connaître la capacité du candidat à accomplir les tâches énoncées dans l’appel d’offres et ne doivent pas être des membres de la famille ou des parents.
5. Copie des diplômes, ou de tout certificat pertinent, ou lettre de recommandation soumis dans un simple fichier PDF consultable.
6. Les candidats doivent fournir leur adresse postale complète avec leurs numéros de téléphone et leur adresse électronique et doivent conserver pour leurs dossiers des copies de toutes les pièces jointes qui accompagnent leurs soumissions.
7. Les offres doivent être reçues au plus tard à la date et à l’heure de clôture précisées à la section I, point 3, et soumises au point de contact à la section I, point 4 de la demande de soumissions.
8. Les soumissions des candidats doivent clairement mentionner le numéro de demande sur tous les documents pour assurer la prise en compte du dossier de demande. La ligne d’objet du courriel doit être : [Numéro de demande de soumissions 72068824R10009] – [NOM DU CANDIDAT]

SOUMETTRE SA CANDIDATURE : Indiquez le numéro de référence du poste vacant : 72068824R10009 dans la ligne d’objet de votre e-mail. Si cela n’est pas correctement indiqué, votre soumission ne sera PAS récupérée.

Envoyez un courriel à la Section de la gestion des ressources humaines : bamakohrmvacancies@usaid.gov avec la référence ci-dessus dans la ligne d’objet.

LA DATE DE CLÔTURE POUR CE POSTE EST : 28 juin 2024