SECRETAIRE BILINGUE H/F

Organisation: African Union

Valeurs de l’UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                    • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                          • Information et partage des connaissances

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Informations sur l’organisation

Rend compte à: Représentant spécial du Président de la Commission (RSPC)
Direction/Département/Organe: Affaires Politiques, Paix et Sécurité (PAPS)
Division: AULO-MISAHEL
Nombre de rapports directs: 1
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA4
Nombre de postes: 1
Type de contract: Fixed Term
Lieu: Bamako, Mali
 

Objectif du poste

Assurer la gestion générale et le soutien professionnel pour le fonctionnement efficace et efficient du RSPC. 
 

Principales fonctions

• Fournir un soutien administratif et un service de secrétariat pour assurer la réalisation des tâches dans son domaine de travail ;
• Faciliter la mise en œuvre d’activités et de programmes et y contribuer en se référant aux politiques et procédures établies et les mettre en œuvre ;
• Apporter son soutien au suivi des activités du RSPC ; 
• Réaliser des analyses préliminaires et produire des projets de rapport précis en temps voulu ;    
• Participer à l’organisation de réunions, de conférences et de congrès pertinents avec les parties prenantes ; prendre en charge l’organisation logistique et informer régulièrement les cadres supérieurs des progrès réalisés ;
• Préparer des projets de notes d’information avec les parties prenantes de niveau intermédiaire et développer les relations selon les besoins ;   
• Effectuer les tâches de secrétariat selon le calendrier prévu et convenu ;
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance du système d’enregistrement et de recherche.

Responsabilités spécifiques

• Gérer le planning des activités du Bureau en général, préparer et partager le planning en temps voulu, afin de permettre une préparation adéquate des activités prévues ;
• Analyser et conserver une vue d’ensemble des activités du Bureau pour s’assurer qu’un appui administratif et technique est fourni en temps utile dans des domaines spécialisés ou plus généraux ;
• Préparer les plans relatifs à l’organisation des réunions prévues par la Mission, y compris la coordination des invitations, des confirmations, des réservations de billets et de l’hébergement des participants pour le compte du Bureau, orienter et coordonner les activités du personnel de soutien administratif et du personnel chargé de l’enregistrement en ce qui concerne les activités prévues ;
• Diriger et conseiller le personnel de soutien administratif de la Mission, afin de traiter efficacement les correspondances et les demandes de renseignements entrantes, et d’assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes ;
• Mener des recherches sur des sujets liés aux activités du Bureau ou sur des thèmes identifiés par la Direction ou les membres de la Mission, afin de faciliter la mise en œuvre des activités et la prise de décision ;
• Préparer les communications du Bureau, y compris, mais sans s’y limiter, les notes de service officielles, les notes verbales, les rapports d’analyse, les rapports de synthèse et les projets de présentation (selon les besoins) liés aux activités menées par le Bureau ; 
• Gérer les dossiers spéciaux et confidentiels et assurer une accessibilité appropriée pour les utilisateurs autorisés ;
• Assurer la confidentialité des informations et garantir une meilleure gestion des dossiers ; 
   

Formations universitaires et expériences requises

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion de bureau, gestion d’entreprise, administration d’entreprise, administration publique ou dans un domaine connexe délivré par un établissement universitaire reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente de trois (3) ans dans le domaine du secrétariat, de l’administration et de la gestion de bureau et/ou de la gestion de programme et une expérience adéquate dans le domaine de la gestion des dossiers.

OU 

• Il doit être titulaire d’une Licence en secrétariat et gestion de bureau, gestion d’entreprise, administration d’entreprise, administration publique ou dans un domaine connexe délivrée par un établissement universitaire reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente de deux (2) ans dans le domaine du secrétariat, de l’administration et de la gestion de bureau et/ou de la gestion de programme et une expérience adéquate dans le domaine de la gestion des dossiers.
• Une solide expérience dans la gestion de bureau, la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes est requise.
• La connaissance du système SAP serait un atout supplémentaire.
• Une expérience professionnelle au sein d’une organisation internationale ou d’une ONG internationale serait un atout supplémentaire.
   

Compétences requises

• Excellentes compétences en informatique, y compris les outils de traitement de texte, les applications de messagerie électronique et Internet ; une expérience dans l’utilisation des applications telles que MS Word et MS Excel ;
• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ; 
• De bonnes aptitudes dans le domaine des relations interpersonnelles et en communication ;
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite ;
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement multiculturel ;
• La maîtrise de deux langues (de préférence le français et l’anglais), ainsi que la maîtrise d’une autre langue de travail de l’UA (arabe ou portugais) seraient un atout supplémentaire.
   

Compétences en leadership

Compétences de base

Esprit d’équipe et collaboration

Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles

.Orientation d’apprentissage

Communication claire

Compétences fonctionnelles

Connaissances du métier.

Sensibilisation au perfectionnement continu

ÉGALITÉ DE CHANCES :

La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :

L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de 1 an, dont les 3 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période similaire d’un an, sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des fonds. 

DES LANGUES:
La maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili et portugais) est obligatoire et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION :

Le salaire correspondant à cette fonction (GSA4 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 49,367.20 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux de la Commission, et de  18,679.28  $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 21 Juin 2024 à 23h59 GMT+3.
-Seuls les candidats qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenus pour les entretiens seront contactés.
-Seuls les dossiers de candidature complets soumis en ligne, avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications universitaires requises, telles qu’un diplôme de niveau Bac+2, une Licence (Bac+3), un Master (Bac+5) ou tout autre certificat pertinent en rapport avec le domaine d’expertise, seront examinés.
-L’Union africaine est un employeur qui respecte l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
-Les ressortissants des pays les moins représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à soumettre leurs candidatures pour des postes qui correspondent à leurs profils : Algérie, Angola, Cap-Vert, République centrafricaine, Comores, Égypte Guinée équatoriale, Erythrée, Eswatini Guinée, Guinée-Bissau, Libéria, Libye, Madagascar, Mali, Maroc, Namibie, Niger, R.D. Sahraoui, Sao Tomé-et-Principe Seychelles, Somalie, Tunisie.

Requisition ID: 2276

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://jobs.au.int/The%20African%20Union%20Commiss/job/Bamako-MISAHEL-%28Mali%29-Secr%C3%A9taire-Bilingue-%28MISAHELPAPS%29/796644002/