RESPONSABLE PHARMACIE H/F

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE

Titre du poste : Responsable Pharmacie Pays

Département : Médical
Supérieur hiérarchique et fonctionnel : Coordinateur Médical, Coordinateur Logistique/Référent Pharmacie Desk et Supply Desk
Personnel supervisé : Gestionnaire de Stock Central
Lieu d'affectation : Bamako
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Période d'affichage : Du 2 décembre 2024 au 9 décembre 2024 à 17h00

Description de l'organisation

Alliance Médicale Contre le Paludisme – Santé Population (AMCP-SP) est une association apolitique à but non lucratif créée le 9 janvier 2010 (immatriculation 205/MATCL-DN du 4 novembre 2010) pour améliorer l'accès aux soins de santé globale des populations. En 2014, elle est devenue une Organisation Non Gouvernementale (ONG) sous l'accord-cadre 1299, et en 2018, elle a pris sa dénomination actuelle.

Les valeurs fondamentales de l'AMCP-SP sont : respect des bénéficiaires, transparence, équité et genre, partenariat, obligation de résultats et neutralité.

L'AMCP-SP intervient dans les régions de Koulikoro et de Dioila, avec l'ambition de couvrir toutes les régions administratives du Mali. Ses stratégies d'intervention reposent sur l'assistance technique de proximité, la valorisation des compétences locales, la synergie d'actions avec les structures étatiques, les ONG internationales et les collectivités, ainsi que la mise en place d'un système de suivi-évaluation adapté.

ALIMA (Alliance pour l’Action Médicale Internationale) est une organisation médicale humanitaire créée en 2009 par une équipe d'experts de l'aide humanitaire médicale, dont d'anciens cadres de Médecins Sans Frontières. Présente dans 11 pays d'Afrique, ALIMA vise à fournir des secours médicaux lors de situations d'urgence ou de catastrophes médicales, en partenariat avec des acteurs humanitaires nationaux et des instituts de recherche.

Depuis 2011, ALIMA et AMCP-SP collaborent pour réduire la mortalité due au paludisme, à la malnutrition et à d'autres pathologies chez les enfants de moins de 5 ans au Mali.

Présentation du poste

Engagé(e) par l'AMCP-SP et mis(e) à disposition du Projet Commun AMCP-SP/ALIMA au Mali, le/la Responsable Pharmacie Pays a pour objectifs principaux :

• Améliorer l'approvisionnement médical des projets (commande, stockage, distribution, dispensation) tant dans le stock principal que dans les stocks d'activités.
• Garantir la sécurité des patients en respectant les normes de gestion et d'utilisation des médicaments et intrants médicaux pour tous les projets.
• Assurer la conformité de la gestion des intrants médicaux avec les réglementations des autorités sanitaires.
• Accompagner les gestionnaires des différents stocks en appui à la supervision des référents logistiques et médicaux des projets.
• Établir un rapport de stock pour les fins de contrats bailleurs.

Missions et activités

1. Supervision générale des gestionnaires des pharmacies au pays

• Apporter un appui technique dans l'organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et des unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène.
• Mettre en place et superviser l'utilisation appropriée des outils de gestion et de suivi des pharmacies (fiches de stock, feuilles de commandes, Isystock, etc.).
• Veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, gestion des médicaments périmés.
• Assurer le contrôle régulier et la mise à jour des malles/trousses d'urgence.
• Veiller à ce que les conditions de température, d'humidité et d'exposition à la lumière soient appropriées pour les médicaments stockés, en appliquant les procédures standards.
• Assurer la bonne tenue de la chaîne du froid, conformément aux standards AMCP-SP/ALIMA.
• Effectuer un suivi mensuel de l'état des stocks (risque de rupture, surstock, produits proches de la péremption, écarts d'inventaire) et fournir un feedback à la coordination médicale.

2. Gestion de l'approvisionnement en médicaments et matériel médical

• Garantir l'existence et le bon fonctionnement d'un circuit d'approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers).
• Élaborer les commandes médicales internes en tenant compte des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières, ainsi que des besoins basés sur les consommations mensuelles moyennes.
• Assurer un système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution/consommation), avec une assignation précise des responsabilités.
• Encourager la communication interdépartementale et l'échange d'informations concernant l'état des stocks centraux et des projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités pour une meilleure utilisation du stock médical.
• Collecter et enregistrer toutes les données et indicateurs pour les rapports mensuels, trimestriels et annuels de la mission.
• Suivre les consommations réelles et théoriques (via Isystock) et participer à l'élaboration, la consolidation, la planification et le suivi des commandes médicales internationales, incluant la budgétisation avec les finances et la logistique.
• Prendre les mesures nécessaires en cas de retards de livraison ou de risques de ruptures de stock.
• Établir les demandes d'autorisation d'importation des produits, superviser leur obtention auprès des autorités nationales et assister la logistique dans les procédures de dédouanement.
• Veiller à ce que la version finale des commandes soit transmise aux terrains dans les délais avec les quantités correctes.
• Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).

3. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets)

• S'assurer du rangement et de l'identification corrects des articles selon les standards AMCP-SP/ALIMA.

• Veiller à l'utilisation correcte des fiches de stock (entrées/sorties/inventaires, signatures).

• Superviser et participer aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre, avant la fin des contrats bailleurs, avant la préparation des commandes).

• Établir un rapport d'inventaire après chaque inventaire complet et valoriser le stock.

• Suivre les produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la coordination médicale et proposer des actions.

• Maintenir à jour :

  • Le registre des psychotropes et stupéfiants.
  • Le registre des produits périmés.

• Suivre mensuellement les donations, emprunts et remboursements de produits entre projets ou avec des tiers.

• Assurer le suivi des dates de péremption des articles, l'état et la rotation des malles d'urgence, trousses de premiers soins et pharmacies des bureaux/maisons expatriées.

4. Gestion dans les unités de consommation (pharmacies soutenues par AMCP-SP/ALIMA)

Ces tâches sont de la responsabilité de la personne en charge de la pharmacie dans chaque projet. Le/la Responsable Pharmacie Pays s'assurera de leur bonne exécution et mettra en place un système de supervision ou de formation si nécessaire.

• Garantir le rangement et l'identification corrects des articles selon les standards AMCP-SP/ALIMA.

• En collaboration avec la logistique, veiller aux conditions de stockage appropriées (hygiène, température, ventilation, sécurité), avec une attention particulière aux produits dangereux, nécessitant une chaîne du froid ou les stupéfiants.

• Assurer l'utilisation correcte des fiches de stock.

• Choisir un mode de dispensation adapté au contexte.

• Réaliser les inventaires physiques réguliers (hebdomadaires ou bi-hebdomadaires) obligatoires et communiquer les résultats au responsable médical désigné.

• Analyser les consommations : bons de commande/livraison, feuilles de pointage journalières, relevés des consommations, concordance entre prescriptions et consommations.

• Suivre les produits proches de la péremption et participer aux décisions avec les responsables médicaux.

• Identifier les produits périmés et suivre les procédures pour leur destruction correcte.

• Maintenir à jour :

  • Le registre des psychotropes et stupéfiants.
  • Le registre des produits périmés.

5. Encadrement et formation

• Se déplacer régulièrement sur les terrains (projets) pour superviser et suivre les activités liées à la pharmacie.

• Effectuer une supervision régulière des différents niveaux (stock central, stock de projet, pharmacies de détail, services) selon les normes et méthodes en place :

  • Identifier les besoins et problèmes rencontrés.
  • Proposer des solutions et priorités d'intervention.
  • Identifier les besoins éventuels en formation.
  • Informer la coordination médicale ou le responsable médical de l'évolution de la situation.

• Former le personnel en charge de la gestion des pharmacies sur :

  • L'utilisation et la tenue des outils mis en place.
  • La connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou articles couramment utilisés ou commandés.

• Définir, avec les responsables directs, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.

• Participer à la formation des équipes par l'accompagnement sur le terrain.

• Participer à la sélection et au suivi du personnel responsable des pharmacies.

• Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des profils de poste des gestionnaires des pharmacies.

• Assister à l'évaluation des capacités techniques et d'encadrement des agents impliqués.

6. Autres considérations

• Se tenir informé(e) des réglementations nationales d'importation et des changements de procédures.
• Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et promouvoir leur adéquation avec les standards internationaux.
• Communiquer régulièrement avec la logistique, l'administration et les finances sur l'approvisionnement médical.
• Mettre en place le circuit d'information, de validation et de reporting au sein de la chaîne d'approvisionnement médical en lien avec les départements médicaux et logistiques.
• Organiser régulièrement des réunions pour améliorer la communication et le partage d'informations essentielles pour les opérations.
• Rapporter régulièrement (au moins mensuellement) à la coordination médicale sur la situation de la pharmacie : état des lieux, péremption des médicaments, consommations, prévention des ruptures de stock, via le rapport mensuel des pharmacies.
• Informer les responsables médicaux de tout problème grave ou complexe, par exemple des médicaments détériorés ou arrivant à expiration.

Profil, expériences et compétences

Formation

• Diplôme en Pharmacie.

Expériences

• Minimum 3 ans d'expérience dans la gestion de stock médical.
• Maîtrise des flux et de l'organisation d'un stock.
• Au moins 2 ans d'expérience au sein d'organismes humanitaires médicaux.
• Bonne maîtrise de l'outil Excel et des logiciels de gestion de stock.

Qualités du candidat

• Capacité d'autonomie.
• Capacité d'analyse et sens critique.
• Compétences rédactionnelles.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Capacité d'adaptation, diplomatie et patience.
• Excellente capacité d'écoute.
• Aptitude au travail en équipe.
• Capacité à travailler sous pression.

Langues

• Maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable.
• La connaissance de l'anglais est un atout.

Conditions de candidature

Les candidats intéressés doivent envoyer leur curriculum vitae (CV) ainsi qu'une lettre de motivation au département des ressources humaines de l'AMCP-SP/ALIMA au plus tard le 9 décembre 2024 à 17h00. Aucune candidature ne sera acceptée après cette date.

Par courriel : recrutement@mali.alima.ngo
(Merci de préciser en objet l'intitulé du poste : "Responsable Pharmacie Pays")

Par dépôt sous pli fermé (enveloppe portant la mention : "Responsable Pharmacie Pays") aux adresses suivantes :

• Bamako : Quartier Niaréla, Rue 420 Porte 32, Commune II
• Niono : Quartier "B"
• Bandiagara : Quartier Daganongou

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. L'AMCP-SP se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d'emploi.

Il sera demandé au candidat retenu de fournir un casier judiciaire, une copie certifiée des diplômes et attestations.

NB : Dans le cadre de ses fonctions, le/la titulaire du poste sera amené(e) à visiter les programmes et à être en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Une vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. En cas d'impossibilité de fournir ces documents, une déclaration sur l'honneur sera exigée.