DRC RECRUTE RESPONSABLE DES SERVICES SUPPORT H/F
Titre de la position
Responsable des Services Support
Superviseur direct
Responsable zone centre
Superviseur tecnique
Chef des Services Suppor
Duty Station
Mali
Area of Operation
Sévaré
Période considérée
12 mois (renouvelable)
Type de contrat
National (recrutement interne)
Salary & Benefits
Management – F niveau 1
CONTEXTE
DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et depuis 2013 au Mali. DRC est notamment présent dans les régions du Centre et du Nord, et intervient dans les domaines de :
La sécurité alimentaire et moyens d’existence : DRC met en œuvre un programme global de sécurité alimentaire qui vise à renforcer la résilience des ménages et des communautés en liant urgence, réhabilitation et développement tout en s’attaquant aux problèmes structurels et à long terme. Le programme est conçu autour de transferts monétaires saisonniers, complétés par des activités individuelles et communautaires, telles que le dépistage nutritionnel, la formation sur les techniques d’agriculture et la gestion de fermes coopératives pour les organisations paysannes.
La protection : DRC met en œuvre des programmes de protection ambitieux intégrés qui visent à fournir une assistance directe aux victimes de violations des droits humains (et ce dans un contexte d’urgence), à renforcer les connaissances et les capacités de protection communautaires, individuelles ainsi qu’institutionnelles, et à participer aux efforts de coordination et de plaidoyer aux niveaux régional et national. Certains projets de protection concernent aussi la protection de l’enfance.
La consolidation de la paix : DRC implémente des projets ambitieux et innovants de prévention, de monitoring et de résolution de conflits, et ce en complémentarité d’autres projets de DRC via à la fois le renforcement de capacités endogènes (médiation humanitaire) et d’actions de réponses menées par DRC et ses partenaires (comme l’analyse rapide de conflits, les dialogues inter/ intra-communautaires et transfrontaliers, et appuis aux plans communautaires, etc.). Ces projets sont réalisés en lien avec les institutions concernées (notamment le Centre national d’alerte précoce). Ces projets intègrent aussi une composante d’éducation aux risques liés aux engins explosifs, ainsi que l’assistance aux victimes de ces engins explosifs. Dans le cadre de la mise en œuvre de tous ces projets, DRC veille systématiquement à renforcer l’inclusivité des systèmes de prévention et de résolution des conflits (en intégrant les femmes, les jeunes et les personnes à besoins spécifiques).
LE POSTE
La/le Responsable des Services Support pour la Zone Centre est en charge des Services Support, à savoir l’Administration, les Finance, les Ressources humaines et la Supply Chain, pour les bureaux et sous-bureaux de DRC à Mopti/ Sévaré, à Koro, à Douentza et à Ségou. La/le Responsable des Services Support pour la Zone Centre est basé(e) à Mopti/ Sévaré mais couvre les régions de Ségou, Mopti, San, Douentza et Bandiagara, avec des déplacements fréquents.
Sous la supervision technique du Head of Support Services de DRC Mali (Chef des Services Support, basé à Bamako), avec qui elle/ il est en lien étroit, la/ le Responsable des Services Support pour la Zone Centre est sous l’autorité managériale de l’Area Manager de la Zone Centre. Ainsi, la/ le Responsable des Services Support pour la Zone Centre a pour objectif de coordonner de la manière la plus efficiente possible les Services Supports dans la Zone Centre et de garantir une réponse aux besoins des équipes, et ce en totale conformité avec le Manuel des Opérations et les différentes politiques et procédures en vigueur chez DRC.
Employé(s) sous la responsabilité du poste : tous les membres des équipes RH, Admin-finance et de la Supply Chain de la zone centre
Unité/département : Zone Centre / Services Support
Déplacements professionnels : déplacements fréquents sur terrain
TACHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion financière, suivi budgétaire et comptabilité
Organiser et animer des réunions d’analyse et de suivi budgétaires mensuellement avec les responsables des projets mis en œuvre dans le Centre sous la supervision du Responsable de zone et effectuer des rapprochements entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si nécessaires.
S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique et à l’administration.
Participer et/ou prendre le lead lors de l’élaboration des budgets au moment de la rédaction de nouvelles propositions de projet.
Assurer la mise à jour du tableau d’affectation des différentes bases de la zone centre.
Contrôler les coûts de fonctionnement de la zone.
Gérer la trésorerie de la zone, superviser la tenue de la comptabilité, contrôler les classeurs comptables et la clôture comptable mensuelle.
Effectuer le contrôle interne Finance de la zone en collaboration avec le contrôleur interne pays et veiller à la mise en place des recommandations.
Élaborer à temps les prévisionnels de trésorerie avec les autres services.
Assurer le suivi des avances sur le terrain, s’assurer de leur clôture et garantir la conformité des pièces justificatives.
Assurer la mise à niveau de la zone sur Dynamics et participer à la rédaction des rapports financiers des différents projets de la zone.
Gestion RH & administrative
En lien avec la responsable pays RH/Admin à Bamako, piloter le recrutement sur la zone centre en garantissant la transparence, l’équité et assurer l’intégration du nouveau personnel, et son briefing administratif.
Superviser la constitution, le suivi, l’archivage et la sécurisation des dossiers du personnel.
Assurer le suivi des contrats, des congés, des périodes d’essai, des évaluations des employés de la zone et s’assurer que toute la documentation vis-à-vis de l’inspection de travail est à jour (registre des staffs, contrats visés, etc.).
Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation en collaboration avec les RH pays.
Participer à l’instruction et à la prise de décision des mesures disciplinaires.
Superviser le recueil des éléments permettant la préparation de la paie, veiller à sa bonne conduite et participer au processus de vérification de la préparation de la paie.
Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés.
Participer à la gestion et au règlement des conflits.
Gestion Supply Chain
Achats, approvisionnement, gestion du parc automobile, des actifs et des télécommunications
Réaliser l’analyse d’environnement Achat au niveau de la zone d’intervention.
Coordonner et participer activement à l’élaboration et assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat et des chronogrammes d’achat.
Superviser les procédures d’achats en veillant au respect des règles et procédures de validation pour tous les projets de la zone.
Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs.
Faire respecter les procédures d’achat du DRC et celles des bailleurs de fonds finançant les programmes de la zone.
Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et les bons de commande dans le respect des exigences et délais requis.
Sélectionner les fournisseurs, négocier les délais et les modalités de livraison.
S’assurer que les dossiers d’achat sont complets, que les fournisseurs soient payés conformément aux clauses contractuelles/délais.
Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
Archiver toute la documentation portant sur les procédures d’achat dans le respect des procédures de DRC
Élaborer les différents rapports mensuels (consommation, stock, etc.).
Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des groupes électrogènes de la zone.
Établir le planning des mouvements de véhicules et des équipes.
Mettre à jour l’état du parc automobile en temps réel.
Assurer de façon permanente l’inventaire des équipements et une maintenance régulière des moyens de télécommunication et former les équipes à leur utilisation.
S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption.
S’assurer du respect des procédures pour les entrées, sorties et retour de stock, superviser l’inventaire physique mensuel des stocks en assurant l’exactitude de l’inventaire des entrepôts (liste et valeur du stock en main) et garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage.
Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement sur le P2P.
Veiller au respect, évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrain de la zone d’intervention.
Fournir des conseils sur l’aliénation des actifs inutilisés ou hors d’usage, avec l’approbation préalable du donateur/directeur pays du DRC.
Organiser des formations sur les achats pour le personnel non-logistique et des formations de recyclage pour le personnel chargé des achats.
Planifier et organiser régulièrement des formations en logistique avec les employés des Programmes, afin de garantir la mise en place de systèmes convenus et uniformes.
Effectuer le contrôle interne logistique de la zone et veille à la mise en place des recommandations.
Gestion d’équipe
Représentation et coordination
QUALIFICATIONS REQUISES
Expérience et compétences techniques essentielles :
Détails pratiques
Tous les candidats devront faire parvenir une lettre de motivation et un CV à jour, en suivant le lien pour postuler
NB : Ce recrutement est lancé uniquement à l’interne de DRC-MALI, les candidatures extérieures ne seront pas considérées.
Le Conseil Danois pour les Réfugiés au Mali s’engage à diversifier sa force de travail. Les femmes, les personnes handicapées, les minorités ethniques ou religieuses, les personnes vivant avec le VIH, aussi bien que les réfugiés et autres non-ressortissants légalement autorisées à travailler en République du Mali (ceci n’est pas limitatif et s’adresse aux personnes subissant une stigmatisation qu’elle soit culturelle, sociale ou autre), sont particulièrement encouragés à postuler.
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://candidate.hr-manager.net/ApplicationForm/SinglePageApplicationForm.aspx?cid=1036&departmentId=19040&ProjectId=171744&MediaId=5&utm_source=impactpool&utm_medium=referral
DELAI : 15 AOUT 2024 a MINUIT