RESPONSABLE ADMINISTRATIF H/F

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE

Titre du poste : Responsable Administratif/ve Projet

Département : Administration
Supérieurs hiérarchiques et fonctionnels : Coordinateur Projet, Coordinateur RH/Coordinateur Finance
Personnel supervisé : Homme/Femme de ménage et Assistant Administration
Lieu d'affectation : Niono
Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Période d'affichage : Du 2 décembre 2024 au 9 décembre 2024 à 17h00

Description de l'organisation

Alliance Médicale Contre le Paludisme – Santé Population (AMCP-SP) est une association apolitique à but non lucratif créée le 9 janvier 2010 (immatriculation 205/MATCL-DN du 4 novembre 2010). Elle vise à améliorer l'accès aux soins de santé globale pour les populations, à la suite des activités menées par Médecins Sans Frontières (MSF)-Belgique dans le district sanitaire de Kangaba entre 2005 et 2009.

En 2014, l'association est devenue une Organisation Non Gouvernementale (ONG) sous l'accord-cadre 1299, et en 2018, elle a été enregistrée sous la nouvelle dénomination AMCP-SP.

Les valeurs fondamentales de l'AMCP-SP sont : le respect des bénéficiaires, la transparence, l'équité et le genre, le partenariat, l'obligation de résultats et la neutralité. L'organisation intervient dans les régions de Koulikoro et de Dioila, avec l'objectif de couvrir toutes les régions administratives du Mali. Ses stratégies incluent l'assistance technique de proximité, la valorisation des compétences locales, la synergie avec les structures étatiques et les ONG, ainsi que la mise en place d'un système de suivi-évaluation adapté.

ALIMA (Alliance pour l’Action Médicale Internationale) est une organisation médicale humanitaire créée en 2009 par d'anciens cadres de Médecins Sans Frontières. Présente dans 11 pays d'Afrique, ALIMA apporte des secours médicaux lors de situations d'urgence en partenariat avec des acteurs humanitaires nationaux et des instituts de recherche. Depuis 2011, ALIMA et AMCP-SP collaborent pour réduire la mortalité due au paludisme, à la malnutrition et à d'autres pathologies chez les enfants de moins de 5 ans au Mali.

Présentation du poste

Engagé(e) par l'AMCP-SP et mis(e) à disposition du projet commun AMCP-SP/ALIMA au Mali, le/la Responsable Administratif/ve Projet (RAP) a pour mission d'assurer la gestion des ressources humaines et financières du projet, conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures d'ALIMA et de ses bailleurs de fonds.

Il/Elle est chargé(e) de :

• Gérer administrativement le personnel (national et international) et superviser la qualité de cette gestion.
• Gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

Missions et activités principales

1. Gestion de la comptabilité

Objectif : Garantir l'application des règles de sécurité des fonds et le respect des procédures, tout en assurant la transparence des dépenses.

• Mise en œuvre des procédures :
  • Assurer la sécurité des fonds (gestion des caisses, transferts, avances).
  • Gérer l'engagement des dépenses (procédures d'achat, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
• Suivi des affectations comptables :
  • Suivre les codes comptables, projets et codes bailleurs via les tableaux d'allocation des bailleurs.
• Gestion des caisses, coffres et banques du projet.
• Enregistrement comptable :
  • Assurer l'enregistrement (directement ou via un assistant), le classement des pièces comptables, la clôture mensuelle, et l'envoi des pièces comptables à la coordination.
• Analyse et correction :
  • Analyser les écarts après réception des comptabilités corrigées par le siège et mettre en place des actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie

Objectif : Maintenir un niveau de trésorerie suffisant pour le déroulement du projet.

• Suivi des soldes bancaires, caisses et coffres.
• Analyse des risques financiers et connaissance du circuit d'approvisionnement.
• Anticipation des dépenses et élaboration des demandes mensuelles de trésorerie.
• Proposition des soldes minimum nécessaires pour chaque caisse, coffre et banque.
• Sécurité des mouvements de fonds, ajustements en fonction du contexte.

3. Gestion générale des moyens

Objectif : Suivre l'utilisation des ressources matérielles.

• Gestion administrative des structures et véhicules :
  • Choix, organisation, contrats, intendance, assurances.
• Participation à l'élaboration du cadre d'approvisionnement.
• Collecte et analyse des informations non budgétaires :
  • Activités, consommations, donations.
• Création et analyse d'indicateurs de gestion des ressources avec les responsables d'activités.
• Mise à jour de l'archivage administratif.

4. Gestion budgétaire

• Collecte des informations sur les activités et les ressources.
• Participation à la mise en forme et à la traduction budgétaire sous la supervision des Coordinateurs Finances/RH et Terrain.
• Analyse des suivis budgétaires mensuels, identification des alertes, propositions d'actions correctives, reporting.
• Élaboration du prévisionnel du projet par contrat de financement, suivi et alerte en cas d'écart.

5. Gestion administrative du personnel

Paie et cotisations sociales :

• Gestion de la paie mensuelle des salariés.
• Mise à jour et archivage électronique des dossiers du personnel.
• Diffusion des documents de référence RH et veille au respect des politiques internes, y compris la prévention des abus.

Contrats de travail et suivi :

• Suivi des congés annuels et des événements administratifs.

Recrutement :

• Garant du respect des procédures de recrutement.
• Gestion RH et administrative des recrutements selon la politique en vigueur.
• Participation aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8.

6. Gestion qualitative du personnel

Composition des équipes :

• Mise à jour des organigrammes, propositions de réorganisation.
• Aide à la réalisation et à la mise à jour des descriptions de postes.

Bilans individuels :

• Rappel aux responsables d'équipe de réaliser les bilans avant fin de contrat.
• Utilisation du dernier document de support pour les bilans.
• Participation à l'élaboration et au suivi du plan de formation.

Communication interne et représentation :

• Diffusion des informations sur l'association et la mission.
• Organisation de réunions du personnel.
• Participation à la résolution des conflits de travail.

7. Prévention des abus de pouvoir et des violences sexistes et sexuelles

• Participation aux formations et séances de sensibilisation.
• Application des standards de prévention des abus.
• Veille à ce que l'équipe suive les formations et applique les règles de prévention.
• Contribution à un environnement de travail protecteur.

Profil recherché

Expériences :

• Minimum 6 mois d'expérience à un poste similaire avec un budget d'au moins 1 million d'euros.
• Expérience dans un contexte humanitaire médical.
• Expérience en gestion d'équipe et développement du personnel.

Formation :

• Diplôme supérieur en administration, gestion financière et/ou gestion des ressources humaines souhaité.
• Maîtrise du pack MS Office, en particulier Excel.
• Bonne connaissance des logiciels SAGA et Homère (atouts importants).

Qualités personnelles :

• Capacité d'analyse, d'organisation et d'écoute.
• Esprit critique, force de proposition.
• Rigueur, autonomie, curiosité.
• Flexibilité, gestion du stress.
• Aptitude au travail en équipe multiculturelle.

Langues :

• Maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable.
• Connaissance de l'anglais appréciée.

Autres compétences :

• Disponibilité pour assumer des tâches supplémentaires si nécessaire pour le bon fonctionnement de l'organisation.

Conditions de candidature

Les candidats intéressés doivent envoyer leur curriculum vitae (CV) et une lettre de motivation au département des ressources humaines de l'AMCP-SP/ALIMA au plus tard le 9 décembre 2024 à 17h00. Aucune candidature ne sera acceptée après cette date.

Par courriel : recrutement@mali.alima.ngo
(Merci de préciser en objet l'intitulé du poste : "Responsable Administratif Projet Niono")

Par dépôt sous pli fermé (enveloppe portant la mention : "Responsable Administratif Projet Niono") aux adresses suivantes :

• Bamako : Quartier Niaréla, Rue 420 Porte 32, Commune II
• Niono : Quartier "B"
• Bandiagara : Quartier Daganongou

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. L'AMCP-SP se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d'emploi.

Il sera demandé au candidat retenu de fournir un casier judiciaire et une copie certifiée des diplômes et attestations.

NB : Dans le cadre de ses fonctions, le/la titulaire du poste sera amené(e) à visiter des programmes et à être en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Une vérification du casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs sera requis. En cas d'impossibilité, une déclaration sur l'honneur sera demandée.

Date de publication : 2 décembre 2024
Date limite de candidature : 9 décembre 2024 à 17h00