Officer Finance - Youwarou

IRC répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l'œuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes des États-Unis, l'IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. L'IRC ouvre la voie du retour à la maison.

CONTEXTE

L'IRC est présent au Mali depuis 2012, L’International Rescue Committee (IRC) est présent au Mali depuis 2012 en réponse au conflit armé et a l’instabilité politique dans le Nord du pays qui ont contraint des centaines de milliers de maliens à fuir vers le sud aggravant davantage les conditions de vie et les moyens d’existence des ménages les plus vulnérables. L’IRC est présent dans les régions du Nord, centre et Sud et met en œuvre des programmes qui encouragent la participation communautaire dans les domaines de la santé Nutrition, l’éducation, l’eau, l’hygiène et l’assainissement la protection, l’éducation ainsi que le relèvement et développement économique, gouvernance et intervention d’urgence.

Vue d'ensemble du poste/résumé

Sous la supervision du Field Manager Account payable, l’officer financier apportera un soutien à l’équipe IRC du bureau de Youwarou pour le bon fonctionnement financier des programmes mis en œuvre dans la zone de youwarou.

Pour atteindre ses objectifs l’officer financier a pour rôle de donner l’appui technique, financier dans le respect des règles et procédures financières de International Committee Rescue (IRC) au Mali. Il devra s’assurer que ces procédures soient correctement appliquées au sein de l’équipe.

Il sera responsable de veiller à ce que toutes les opérations liées aux finances du programme (planification, trésorerie, gestion, suivi et rapportage) sont pleinement satisfaites en temps opportun. L’assistant finance suivra de près les budgets et dépenses des projets vérifiant les rapports financiers et assurant que les dépenses sont conformes au budget et éligibles selon les procédures de l’IRC

Principales responsabilités

Account Payable

• Réceptionner les Factures et demande d’avance sur l’adresse email Account Payable de la base ;
• Assurer un suivi régulier des emails entrant sur l’adresse Account Payable de la base
• S’assurer journalièrement que toutes les opérations sont correctement enregistrées dans les journaux appropriés avec des bonnes imputations budgétaires ;
• Veiller au respect des délais de paiement des fournisseurs ;
• Communiquer de façon proactive avec l’équipe Supply chain et/ou Programme en cas d’anomalie sur un dossier ; 
• Etablir les chèques ou virement pour les paiements bancaire ;
• Faire des paiements en espèce dans le respect des procédures financières d’IRC : suivie d’un arrêter journalière ;
• Suivre la situation des chèques en rapprochement depuis plus de 1 mois, procéder à la relance des fournisseurs avec l’appui du service Supply Chain ;
• Maintenir un suivi régulier des avances suivant la politique en vigueur ;
• S’assurer que dossier  est bien documenté ,  respect les procédures financières d’IRC et la checklist de documentation en vigueur ;
• Effectuer un rapprochement hebdomadaire et mensuel pour chaque caisse et compte bancaire : les faires signers par son superviseur , classés et partage le Manager Account Payable Field ;

Clôture

• Analyser les transactions postées sur les D1 de Cost allocation (PF et PJ) du sous bureau et au besoin effectuer les reclassements nécessaires ;
• Effectuer un rapprochement mensuel pour chaque caisse et compte bancaire et partager avec Manager Account Payable Field  le rapprochement signés par le Field Coordinator  et l’état des avances non liquidées en fin de mois  ;
• Préparer les journaux de mensuels de ventilation des Cost Allocation (PF et PJ) concernant le sous bureau puis soumettre à la revue du Manager Account Payable Field avant importation dans le système.

BvA meeting

• Participer à tous les BvA meeting impliquant les projets mis en œuvre au niveau du sous bureau ;
• Partager en amont des rencontre le statut des avances missions/programme non liquidées en lien avec le projet.

Classement

• Archiver sur Box tous les documents comptables (Factures, demande d’avance, dossiers de liquidation, preuves de paiement, etc. …) dans le respect des SOP Archivage Electronique en vigueur ;
• Assister le Département Finance en cas d’audit ;

Autres tâches assignées par le superviseur

• Effectuer des visites régulières sur les zones d’intervention
• Suivre les procédures et politiques issues par la Direction ;
• Communiquer régulièrement avec tous le staff terrain ;
• Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.

Devoirs communs

• Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
• Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
• Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ;
• S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.

Aptitudes personnelles

• Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
• Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision ;
• Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;

• Maitrise complète de l’outil informatique,
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;

• Travail en équipe et facilitation des solutions ;

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Doit être en mesure de fonctionner confortablement dans un environnement de travail peu structuré mais complexe, en travaillant et en priorisant les tâches multiples ;

Capacité de communiquer efficacement (écrit et verbalement) en français avec le personnel du programme, la direction et les employés ;

Bonne collaboration, gestion du temps et compétences interpersonnelles.

Profil

• Bac + 3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ;
• Expérience d’au moins une année dans une fonction similaire.

Exigences du poste

• Éducation : BAC + 3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ;
  
• Expérience professionnelle : Expérience d’au moins une année dans une fonction similaire ;
  
• Langues : Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
  

Exigences en matière d'informatique/autres technologies :

Compétence professionnelle totale dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint.  Ajouter des logiciels spécifiques au poste (par exemple, des logiciels de comptabilité, des logiciels de statistiques, etc.)

Normes de conduite professionnelle L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l'IRC Way - Code de conduite.  Il s'agit de l'intégrité, du service et de la responsabilité.  Conformément à ces valeurs, l'IRC applique des politiques en matière de protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, de protection des enfants, d'absence de harcèlement sur le lieu de travail, d'intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la traite des êtres humains et bien d'autres encore.

L'égalité des sexes : L'IRC s'engage à réduire l'écart entre les hommes et les femmes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d'autres avantages et allocations de soutien.

Environnement de travail

L'IRC est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. L'IRC examine tous les candidats sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur.