0FFRE D’EMPLOI
LE MOUVEMENT POUR LA PAIX (MPDL) dans le cadre de sa mission pour « promouvoir, diffuser, développer les principes universels de développement : la paix, le désarmement, la liberté, la fraternité entre les hommes et les femmes et les peuples, dans le respect des Droits internationaux de l’Homme reconnus par les Nations Unies » désire incorporer dans son équipe:
Intitulé du poste : Assistant Logistique
Nom de l’association: Mouvement pour la Paix (MPDL-MALI)
Lieu d’affectation : Bamako avec des déplacements réguliers sur terrain
Durée : CDD 1 an avec 3 mois de période d’essai renouvelable
Emploi à temps complet : Oui
Validité de l’offre : Jusqu’au 23/01/2024
Date de début approximative : Au plus tôt
DESCRIPTION DU POSTE
1 – Rôle et responsabilités:
Sous la supervision technique de l’Administratrice et sous la responsabilité du Chef de Mission, l’Assistant Logistique est en appui (supervision) à toutes les activités du département logistique pour, à terme, garantir que les procédures logistiques soient mises en place sur la Mission Mali et respectées. Sa fonction comprend aussi des objectifs de formation des employés sur les principes logistiques, de coordination du département, de planification et de bonne gestion des sites en particuliers.
2- Objectifs spécifiques du poste:
A- Management / Gestion d’équipe:
Ø Forme, supervise, accompagne et évalue l’équipe sous sa responsabilité directe, plus un lien fonctionnel fort avec les chefs de bases des zones d’intervention du MPDL au Mali.
Ø Gère les gardiens et le personnel d’entretien en définissant et suivant leur planning. Il supervise également leur formation.
Ø Assure la cohésion et la planification des équipes logistiques du MPDL Mali.
Ø Renforce et s’assure du respect de l’application des procédures logistiques de gestion des services généraux, de gestion des approvisionnements, de gestion des équipements, de gestion du parc de véhicules et de gestion des stocks.
Ø Supervise la mise à jour des procédures de gestion logistique adaptées en collaboration avec l’Administratrice et avec l’appui du Chef de Mission.
Ø Effectue un reporting mensuel concernant toutes les activités du service.
Ø Est garant de l’envoi des livrables (inventaires, suivi des véhicules, suivi de stock, suivi des achats etc.) au Chef de Mission et a l’Administratrice.
Ø Apporte un appui direct et rapproché aux Chefs de Bases pour des besoins logistiques.
B- Organisation administrative:
Ø Gestion de la chaîne d’approvisionnement.
o Prendre part à l’élaboration des budgets des projets en ce qui concerne la partie logistique et appui l’administratrice dans cette perspective.
o S’approprie les coûts structures logistiques en lien avec l’administratrice.
o Prendre part à l’élaboration des plans d’approvisionnement, en lien avec les Chef de projet.
o Appui techniquement les Chefs de Bases sur les achats locaux de biens et services, en garantissant toujours la meilleure relation qualité / prix: consultation de marchés, commande, suivi, réception, contrôle de la conformité etc.
o Analyse le marché local par la mise en place d’une base de données des fournisseurs locaux correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) et aux besoins du MPDL.
o Analyse le marché local et formalise des contrats cadre pour les services et fournitures les plus courants.
o Applique et supervise le classement et l’archivage des documents d’achat sur toutes les Bases.
o Met en place un système de contrôle interne des approvisionnements.
Ø Gestion des stocks
o Renforce la procédure de gestion des stocks.
o Forme le personnel logistique et les utilisateurs aux procédures de gestion des stocks.
o S’assure que la procédure de gestion des stocks est appliquée sur l’ensemble des Bases.
o Il s’assure du respect des procédures MPDL/bailleur, en organisant des contrôles et des formations appropriées.
o Améliore et sécurise le(s) lieu(x) de stockage.
o Supervise la gestion physique des stocks (entrées – sorties, suivi des fiches de stock, demande de sorties de stock…) et tenir à jour l’inventaire des équipes des bases du MPDL Mali.
o Réalise des contrôles physiques réguliers des stocks (qualité, quantité, sécurité). avec l’appui des équipes logistiques en charge de la gestion du stock.
o Appuie les équipes du programme pour les distributions s’il y a lieu.
o Donner les informations nécessaires sur les équipes disponibles (état, prix des possibles réparations, dates d’achat, periode d’amortissement des bailleurs de fonds…) afin que le Chef de Mission et l’administration puissent prendre des décisions sur la vente, le transfert ou l’entretien.
Ø Gestion du parc des véhicules et des déplacements :
o Définit les moyens de transport adaptés au contexte des différentes missions.
o Appui à la création des procédures de déplacées adaptées au MPDL Mali.
o Appuie les Chefs de Bases sur le respect de la sécurité dans les transports.
o Supervise l’optimisation des plannings d’utilisation des véhicules et tient compte des règles de sécurité.
o Renforce les procédures de gestion du parc automobile depuis l’utilisation jusqu’à la maintenance et les réparations.
o Suit les procédures de gestion du parc automobile vis-à-vis de la législation du Pays (assurance, immatriculation, etc.).
o Définit les besoins en termes de contrats de location de camions et de véhicules.
o Supervise les opérations d’entretien et de réparations du parc des véhicules.
o En étroite collaboration avec les Chefs de Bases, il doit analyser et contrôler mensuellement les chiffres de consommation en termes de coûts pour le carburant, les assurances, les entretiens et réparations et s’assurer qu’ils sont corrects et conformes à l’utilisation qui est faite des véhicules.
o Forme les Chefs de Bases et les utilisateurs aux procédures de gestion du parc automobile.
Ø Gestion des bâtiments du MPDL:
o Participe à l’analyse des besoins, à la définition des critères de choix, à la sélection et à la négociation des locations de bâtiments (maisons, bureau, entrepôts etc.).
o Collabore avec les Chefs de Bases au contrôle, mutualisation et renforcement des services de gardiennage dans les bâtiments du MPDL Mali.
o Supervise la bonne gestion des locaux : aménagement, entretien & maintenance, sécurisation, suivi du mobilier etc.
o Supervise la bonne utilisation de la visibilité dans les locaux et les véhicules de l’Organisation.
Ø Gestion des équipements:
o Renforce la procédure de gestion des équipements.
o Garantit la gestion des équipements du MPDL Mali.
o Respecte et fait respecter les règles et procédures définies dans le Manuel.
o S’assure que l’entretien et la maintenance des équipements sont effectués régulièrement.
o Alerte les personnes concernées du renouvellement nécessaire des équipements.
o Supervise la bonne utilisation de tous les documents nécessaires au suivi des équipements (carte d’identité équipement, certificat de prêt, attestation de mise à disposition etc…).
o Supervise la mise à jour du Tableau de Suivi des Equipements (TSE) et du classeur des équipements.
o Assure la bonne gestion et utilisation des équipements (ordinateurs, matériels informatiques, téléphones, satellites etc…).
o Propose une stratégie d’amélioration de la gestion du parc informatique et du réseau.
o Forme les Chefs de Bases et les utilisateurs aux procédures de gestion des équipements.
o Réalise des contrôles pour assurer la bonne gestion des équipements avec l’appui des Chefs de Bases.
Ø Gestion de la sécurité:
o Fait le lien avec la cellule Sécurité opérationnelle à Bamako et sur les sites (en lien avec les Chefs de Bases).
o Suivi et recommandations sur la sécurité opérationnelle à Bamako et sur les sites/bases.
o Propose des contrats cadre avec les sociétés de sécurité en lien avec les recommandations émises par la cellule Sécurité.
o Formule des suggestions pour une mise à jour du manuel de sécurité MPDL Mali.
o Appuie la sécurisation des locaux du MPDL – Bamako et terrain (y compris la gestion des gardiens et mise en place et vérification des équipements de sécurité).
o Met en place, avec l’équipe existante, un système efficace de suivi et d’analyse de la situation sécuritaire.
C- Mise en place et révision de la stratégie logistique MPDL Mali:
Ø Veille à la mise à jour du questionnaire de contrôle interne en fonction des évolutions de l’organisation logistique.
Ø Assure le bon suivi de la mise en place de la stratégie logistique annuelle éventuellement.
Ø Participe à la révision de la stratégie logistique, notamment en termes d’approvisionnement.
3 – Contraintes liées au poste:
L’Assistant Logistique, doit être à tout moment en mesure de répondre aux sollicitations des uns et des autres en matière d’éclairage logistique au niveau de la Mission. Il sera notamment sollicité pour des missions fréquentes d’appui formation et de contrôle sur les sites/bases du MPDL à savoir Kita, Diéma, etc.
4 – Profil souhaité:
a- Expérience souhaitée: un minimum de trois années d’expérience en gestion logistique de préférence dans les Organisation Non Gouvernementales Internationales.
b- Diplômes souhaités : Minimum Bac + 4 en gestion logistique, formation institut Bioforce en logistique ou équivalent.
c- Capacités requises : Maîtrise d’Excel, autonome, organisé, méthodique et rigoureux. Capacité d’écoute, de communication, d’analyse et de prise de recul.
Dossier de CANDIDATURE
Les candidats intéressés doivent exclusivement envoyer, en une seule fois, leurs dossiers (CV, Lettre de motivation) par courrier électronique uniquement en faisant mention « Assistant Logistique» du poste en objet du mail, à notre adresse : recrutement.mali.mpdl@gmail.com au plus tard le 23 Janvier 2024 à 17H30 (GMT)
Les dossiers doivent être adressés au Chef de Mission du MPDL.
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour effectuer un test écrit et un entretien oral. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
