Objectif general du poste
Assurer la gestion comptable et financière ainsi que la gestion administrative et des ressources humaines de la mission dans le respect des procédures définies par INTERSOS
Liens de rapportage :
(Hiérarchique) : Le Chef de Mission
(Technique) : Responsable du Département Finance et la Coordonnatrice finance régionale
Localisation:
Bamako avec des missions sur le terrain
Principales responsabilités
1 : Assurer la comptabilité de la base
Le (la) titulaire du poste est responsible:
- De la diffusion et respect des procédures comptables sur la base,
- de l’exhaustivité et exactitude des écritures passées et la bonne imputation budgétaire des dépenses,
- de l’exactitude des caisses et banques,
- de la transmission dans les temps des informations comptables à la coordination pays et à la région,
- du suivi des budgets en lien avec les Chefs de projets,
- du contrôle des écritures passées,
- de la transmission des informations utiles avec la bonne imputation budgétaire des dépenses et contrôler les imputations,
- du contrôle physiquement les caisses,
- d’effectuer les rapprochements bancaires,
- d’archiver les documents comptables selon les règles INTERSOS.
2 : Assurer la gestion de la trésorerie
Le(la) titulaire du poste est responsable :
- de la mise en œuvre et du respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) sur la mission,
- de la disponibilité des liquidités nécessaire et de la sécurité de leur stockage,
- de l’autorisation et la mise en paiement des demandes d’achat cohérentes avec le prévisionnel mensuel de la mission,
- d’apporter au Responsable du Département Finance des éléments sur le contexte de sa base susceptibles d’impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds,
- de collecter et compiler les prévisionnels de dépenses mensuels de chaque département
- de recueillir les demandes d’avances de trésorerie sur les budgets non signés (Z2), vérifier leurs justifications par rapport aux règles INTERSOS et transmettre les informations au Responsable du Département Finance,
- de proposer le cas échéant le choix d’un établissement bancaire, s’assurer de sa solvabilité et fiabilité, assurer la relation avec l’établissement, suivre les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes et d’ajout de signatures selon les procédures INTERSOS,
- de valider les modalités de paiement des contrats récurrents de la base et s’assurer de leur paiement à échéance,
- d’alerter le Responsable du Département Finance en cas d’incohérence entre les demandes d’achat et le prévisionnel mensuel.
3 : Animer la gestion financière sur la base
Le (la ) titulaire du poste est responsable :
- de l’apport des éléments nécessaires à l’élaboration du budget annuel, des « proposals » et des réponses aux bailleurs (audits, rapports financiers),
- de la consolidation des besoins et des coûts dans le plan de financement des bases,
- des alertes au Responsable du Département Finance et au Coordinateur Terrain sur les risques financiers,
- Sur demande du Responsable du Département Finance travailler le budget annuel et les « proposals » avec les Responsables de Programme des bases et fournir au Responsable du Département Finance les informations nécessaires sur les coûts structure des bases,
- d’analyser la cohérence des demandes de trésorerie avec le BFU et alerter le Responsable du Département Finance et les Responsables de Programme,
- En fonction de la structure du plan de financement, participer à l’affectation des coûts sur certains contrats,
- de participer à la rédaction des rapports bailleurs et aux audits,
- d’anticiper et suivre les risques financiers (dépassement budgétaire, augmentation de coûts, factures perdues, cautions perdues etc) et alerter le Responsable du Département finance ou le niveau régional.
4 : Assurer la gestion des Ressources Humaines
Le (la) titulaire du poste est responsable :
- de la mise en œuvre et de l’application de la politique RH de la mission,
- de la mise en œuvre des procédures RH de la mission et du contrôle de leur application,
- de recueillir les éléments variables de paie (suivi des temps, avances sur salaires…) collectables au niveau des bases, transmettre toutes les informations nécessaires à la production de la paie à la capitale et s’assurer du paiement des salaires.
- de superviser la gestion et le suivi des avantages sociaux versés sur des base, (maladie…),
- de suivre le temps de travail (congés, récupérations, heures supplémentaires), s’assurer du respect des règles et alerter les Managers et le Responsable du Département RH,
- de superviser le recrutement du personnel selon la procédure définie au niveau de la mission,
- de participer à l’élaboration du plan de formation national avec le Responsable du Département RH et superviser sa mise en œuvre,
- de s’assurer de la mise en œuvre des entretiens individuels d’évaluation du personnel de la base selon le calendrier prévu
- de mener les procédures disciplinaires et le suivi des litiges sur les bases avec la validation du Responsable du Département RH,
- d’organiser et animer les relations avec les représentants du personnel (réunions, élections…),
- d’apporter un appui aux Managers dans la gestion des problématiques RH.
5. Mettre en œuvre et assurer le suivi de la collaboration et la coordination financière et budgétaire avec les partenaires de la mission
Le (la) titulaire du poste est responsable :
- de l’analyse des risques sur les aspects financiers et de la formulation de recommandations sur la sélection des partenaires,
- de la mise en œuvre et du suivi avec les partenaires des modalités de gestion financière et budgétaire dans le cadre des projets mis en place conjointement,
- de l’élaboration avec le partenaire des aspects financiers et budgétaires des conventions et accords de partenariat,
- de la mise en œuvre et du contrôle du respect des engagements d’INTERSOS et des partenaires sur les aspects financiers et budgétaires,
- de la participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés,
- de la capitalisation au niveau des bases de toutes les pratiques innovantes en matière de gestion financière et budgétaire dans le cadre des partenariats.
6 : Encadrer et accompagner l’équipe Finance
- du management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …)
- de l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe,
- de définir les besoins Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe,
- de participer au recrutement de ses équipes,
- d’organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels,
- d’élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe,
- de gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail,
- d’assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe,
- d’apporter un support technique aux équipes
- d’identifier les besoins de formation des membres de l’équipe,
- de créer, organiser et animer des formations.
- de gérer les difficultés d’équipe.
7. Exigences/Compétences requises:
- Diplôme / Niveau d’études : BAC + 3 en comptabilité et expérience professionnelle
- 3 ans d’expérience dans un poste similaire
- Maitrise du français.
- Connaissances en informatique : Word, Excel (niveau avancé), Outlook
- Bonne capacité de communication.
- Bonne capacité d’organisation.
- Rigueur et attention aux détails.
- Etre capable d'intégrer les recommandations et faire évoluer ses pratiques
- Expérience préalable avec une ONG.
Expérience préalable avec un logiciel de l'information financière comme SAGA.
- Compétences en management.
NB Comment postuler?
Uniquement par e-mail, envoyer votre dossier de candidature à l’adresse mail ci-après:
Le dossier doit contenir les éléments ci-après:
· 1 lettre de motivation adressée au Chef de Mission -Mali,
· 1 CV à jour (maximum 4 pages) avec 3 personnes de référence.
Date limite le 20 avril 2024 à 12H00 de Bamako
