Contexte Organisationnel

Le Département des programmes joue un rôle central dans la gestion et la coordination de l’exécution des programmes et du développement des capacités. Il est responsable de la mise en œuvre du portefeuille de programmes mondial de l’IDLO pour les sites de terrain et hors terrain, conformément à la stratégie de l’organisation.

Sous la supervision du Criminal Justice Programme Manager, l'Adjoint(e) de programme travaille en étroite collaboration avec les Bureaux régionaux et nationaux de l'IDLO et les fonctions de soutien interne pour fournir une assistance administrative et procédurale aux équipes de programme afin de faciliter la mise en œuvre du programme.

Résumé des fonctions :

1. Fournir un soutien administratif à l'équipe du Programme et assurer l'intégrité du processus ;
2. Appuyer la coordination des travaux et la circulation de l'information entre les bureaux régionaux, les bureaux de pays et les services d'appui ;
3. Effectuer des recherches documentaires sur des sujets précis afin de contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions.

Principaux résultats attendus

• • Fournir un soutien administratif à l'équipe du Programme et assurer l'intégrité du processus ;
  • Appuyer la préparation de la mission, y compris la préparation des demandes de voyage, de visa, et autres ;
  • Aider à l'intégration des nouveaux employés du Programme, y compris la vérification des antécédents ;
  • S'assurer que les processus internes de l'IDLO sont suivis ; préparation et suivi des demandes de voyage et de paiement, des demandes en approvisionnement ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions, y compris des appels à des donateurs et partenaires externes ;
  • Organiser et tenir à jour un fichier principal des données et des documents relatifs au programme, des dossiers de programme, des publications techniques, des contrats, entre autres, à la disposition de la direction sur demande ;
  • Appuyer la mise en œuvre de modèles et d'outils uniformes dans les divers programmes ;
  • Aider à la traduction des documents relatifs au programme (au besoin) ;
  • Soutenir la coordination du travail et la circulation de l'information entre les bureaux (siège ou sur terrain) et les services d’appui (RH, Bureau du Conseiller général, Finances, Approvisionnement) en mettant l'accent sur les éléments suivants ;
  • Assister au traitement des contrats pour les contractants/consultants ;
  • Mettre à jour les dossiers et informer le superviseur des mesures à prendre ;
  • Collaborer avec les RH pour s'assurer que les aspects administratifs des nouvelles embauches sont traités ;
  • Donner son soutien à l'élaboration des programmes, en assurant la coordination entre les équipes de programme et les services d’appui ;
  • Coordonner la transmission des projets de rapport et des rapports narratifs entre les bureaux/unités ;
  • Initier le processus d'obtention de signatures et d'approbation des documents, de rédaction et de distribution des bordereaux d'acheminement ;
  • Aider, dans le cadre institutionnel et des programmes, à l'organisation d'événements, de cours, de visites extérieures, de présentations, et coordonner ces activités avec les autres départements intéressés de l'IDLO ;
  • Effectuer des recherches documentaires sur des sujets précis afin de contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions ;
  • Rédiger des notes conceptuelles, des notes d'information, des rapports sommaires sur l'état d'avancement, ainsi que des rapports narratifs à l’usage des donateurs ;
  • Contribuer aux publications de l'IDLO, au matériel de communication, au contenu du site web, etc. ;
  • S'acquitter de toute autre tâche similaire à la demande du superviseur.
  • L’adjoint(e) de programme s'assure que les procédures internes sont suivies, en soulignant les domaines qui nécessitent l'attention de la direction de façon appropriée. Les principaux résultats ont une incidence sur le rendement global du Département des programmes et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies du programme. La précision des analyses, de la recherche, de la saisie des données et de la présentation des informations assure une mise en œuvre adéquate du programme.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Compétences avérées en administration ;
• Capacité à planifier et à organiser son propre travail et à travailler de manière indépendante ;
• Bonnes compétences en gestion de données ;
• Solides compétences organisationnelles et aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois ;

• Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Utilisation efficace d’autres logiciels TIC et Internet ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à hiérarchiser les tâches ;
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;
• Capacité avérée à établir et renforcer les relations de travail dans une organisation mondiale et dans un environnement multiculturel ;
• Travaille bien avec les autres et participe activement ;
• Partage des informations, contribue, encourage et motive les autres à s’impliquer dans les activités de l’équipe ;
• Travaille efficacement dans le respect des frontières organisationnelles de l’IDLO ;
• Capacité avérée à exécuter des tâches et à obtenir des résultats. Capacité à travailler sous pression dans des délais serrés, avec souplesse et dans un esprit d’entreprise ;
• Capacité et volonté de se rendre sur le terrain, si nécessaire ;
• Sens aigu de l’éthique et de l’intégrité et engagement envers la mission de l’IDLO.\
• Motivé(e) et dynamique avec une volonté et une capacité de prendre des initiatives pour aider l’organisation à atteindre ses objectifs.

Qualifications des candidats

Formation : Diplôme en administration des affaires ou toute autre formation équivalente

Expérience : Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine de l'administration

Langues demandées : La maîtrise du français est requise.   Bonne connaissance de l'anglais