Tâches et responsabilités :
Le département administratif fournit des services de soutien à tous les départements de manière rapide et efficace. Il coordonne les demandes de voyage et d'hébergement internationaux et nationaux, la logistique, les transports sur site et hors site, l'organisation d'événements, les demandes de réparation et d'entretien du site, l'administration du bureau, la formulation et la mise en œuvre des politiques, ainsi que d'autres activités de soutien connexes.
Le Directeur Administratif est chargé de superviser les services de soutien fournis par le département et leur performance globale.
Elle/Il relèvera directement et travaillera en étroite collaboration avec le directeur général de la mine qui fournira des conseils pour garantir que les orientations du département sont alignées aux objectifs clés du site.
Elle/Il sera responsable de la bonne utilisation des ressources humaines et veillera à ce que les aptitudes et les compétences de chaque membre de l’équipe soient élevées à leur potentiel maximum.
Elle / Il coordonnera l'entretien général du bâtiment administratif du site, qui comprend la plomberie et l'électricité, et veillera à ce que des normes de qualité élevées soient mises en œuvre dans toute cette section.
Relevant du Directeur Général de la mine, le poste sera basé au Mali.
Tâches spécifiques :
ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• Jouer un rôle de premier plan dans la planification, l'organisation, le leadership et le contrôle de toutes les fonctions administratives.
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur général pour améliorer la capacité du département à fournir des services de qualité sur le site.
• S'assurer que les buts et objectifs liés à la qualité des services fournis sont atteints dans les délais impartis.
• Coordonner adéquatement les services de soutien aux départements et s'assurer que l'équipe est facilement disponible pour rendre ses services lorsque nécessaire.
• Collaborer avec d'autres départements et fournir une assistance/contribution à la mise en œuvre de diverses politiques de l'entreprise ayant un impact sur le domaine de la gestion du camp, de l'accès au site, des voyages internationaux, des transports locaux et de l'administration générale.
• Contrôler les coûts de transport.
• Coordonner étroitement avec le département de maintenance du site pour maintenir les locaux de l’administration en bon état.
• Établir des comptes d'entreprise auprès des hôtels de la région pour l'hébergement du personnel de l'entreprise lors des voyages d'affaires et pour les visiteurs parrainés par l'entreprise.
• Établir des systèmes et des procédures pour les réservations et les réservations d'hôtel.
• Fournir un soutien administratif aux autres départements et gestionnaires chaque fois que nécessaire.
• Fournir un soutien total à l'équipe de gestion des incidents en cas d'urgence et veiller à ce que toutes les ressources requises du service administratif, y compris la liste des résidents et leurs contacts d'urgence et les paquets alimentaires d'urgence, soient facilement disponibles.
• Collaborer avec la direction, le siège social, le service de sécurité et le service santé et sécurité lors de toute visite VIP sur place.
PRÉPARATION DES RAPPORTS
• Préparer les rapports (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) des opérations sur la base du format approuvé par la direction. Faire circuler le rapport à la direction pour examen et approbation
• S'assurer que les chefs de département soumettent leur rapport mensuel d'opérations dans le délai spécifié.
• Préparer le rapport mensuel des opérations du département administratif.
• Assister au rapport quotidien et rédiger les procès-verbaux des réunions du directeur général pour diffusion aux responsables concernés.
CONTRÔLE BUDGÉTAIRE
• Responsable de la préparation annuelle du budget du département, qui comprend l'entretien du bâtiment administratif principal, les frais généraux de supervision du personnel support du bureau, les voyages, le transport, les charters, les frais et les charges pour les exigences en matière de permis de vol
• Contrôler les dépenses du département administratif et s'assurer qu'elles respectent le budget approuvé.
• Établir un contrôle sur les coûts de voyage et de transport des départements opérationnels en s'assurant que les itinéraires et les tarifs aériens sont approuvés avant l'émission des billets.
DÉVELOPPEMENT DU PERSONNEL
• Responsable du développement et de l'amélioration des compétences du personnel administratif grâce à la gestion des connaissances et à une formation appropriée.
• Élaborer un plan/programme de planification de la relève et de gestion des connaissances pour garantir que l'expertise, les connaissances, les compétences et les capacités du département sont transférées aux subordonnés afin de maintenir le département préparé et efficace.
• Gérer les performances des membres de l'équipe grâce à une évaluation périodique des performances basée sur les descriptions de poste et garantir que les emplois assignés correspondent à leurs aptitudes et compétences.
ORGANISATION DE VOYAGE ET TRANSPORT SUR SITE
• Doit établir des systèmes et des procédures pour les exigences de déplacement sur le site, telles que l'organisation de voyages charters réguliers et spéciaux, les réservations de vols internationaux et nationaux pour les voyages nationaux, internationaux et terrestres.
• S'assurer que les visites sur place et les itinéraires sont bien coordonnés avec le siège social et/ou les départements concernés.
• S'assurer que les modalités de voyage et l'utilisation des véhicules, des avions charters et des avions commerciaux sont conformes aux normes de sécurité de l'entreprise.
• Gérer les frais de déplacement et veiller à ce que des tarifs compétitifs soient appliqués pour tous les frais de location de véhicules, les frais d'affrètement et les tarifs des vols.
• Responsable du suivi des frais de déplacement sur le site et tenir une base de données sur l'utilisation des véhicules et les coûts à soumettre à la direction à la fin du mois.
• Établir des calendriers de déplacements sur site pour les déplacements terrestres et les déplacements charters, sous réserve de l'approbation de la direction.
• Établir le calendrier et la disponibilité des véhicules pour les besoins de transport sur site.
ADMINISTRATION DE L'ENTRETIEN DES BÂTIMENTS, GESTION ET LEADERSHIP
• Responsable de la gestion globale et du contrôle de l'entretien des bâtiments administratifs.
• Assurer la liaison avec l'équipe des services généraux du site et de la maintenance du camp et mettre en œuvre des améliorations de la qualité et des mesures de contrôle qui établiront des normes de qualité élevées dans tous les domaines de la maintenance du site.
• Coordonner étroitement avec ces services pour garantir que le plan de maintenance est strictement respecté et que la supervision des tâches quotidiennes et le respect des exigences en matière de sécurité, de santé et d'environnement sont effectués de manière efficiente et efficace.
Effectuer toutes autres tâches au besoin.
Compétences et Exigences du Poste :
• Avoir un diplôme en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe
• Avec un minimum de 5 ans d’expérience dans l’industrie minière en tant que responsable administratif.
• Être une personne axée sur les résultats.
• Avoir des connaissances informatiques avancées (maîtrise de l’outil Microsoft Office).
• Savoir travailler sous pression.
• Avoir de bonnes compétences en gestion, en leadership et en analyse.
• Avoir une excellente capacité de communication orale et écrite en français et en Anglais
Pour postuler, veuillez envoyer votre curriculum vitae en Français et en Anglais par courrier électronique accompagné d’une lettre de motivation sommaire incluant vos prétentions salariales à l’adresse suivante : human@human-sarl.ml et précisez dans la colonne réservée à l’objet du courriel le texte ci-après : « FEK- Directeur de l’Administration ».
Date limite d’envoi des candidatures : 26 février 2024 à 17 : 00.
Merci de soumettre les candidatures une seule fois et d’éviter les candidatures multiples.
