Assistant(e) (Logistique, Voyage et Protocole)

Offre d'emploi : Assistant(e) (Logistique, Voyage et Protocole)

Détails du poste

• Grade : G5
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée
• Durée : 24 mois
• Lieu d'affectation : Bamako, Mali
• Organisation : OMS (AF_MLI Mali)
• Date limite de candidature : 8 janvier 2025, 23h59

Objectifs du poste

L'Assistant(e) (Logistique, Voyage et Protocole) apporte un soutien technique aux gestionnaires et au personnel dans la gestion des transactions liées à la logistique, aux voyages et au protocole dans le cadre du système ERP de l'OMS. Ce poste vise à garantir la conformité avec les politiques, règlements et procédures établis, tout en assurant le bon fonctionnement des opérations administratives.

Responsabilités

Gestion logistique et des stocks

• Coordonner et suivre les besoins du bureau avec les unités concernées.
• Gérer les demandes d'autorisation d'importation, d'exonération douanière et de dédouanement urgent des fournitures médicales et non médicales.
• Superviser les opérations de l'entrepôt, assurer des conditions de stockage optimales et mettre à jour les fiches de stocks.
• Suivre les plannings d'entretien des véhicules, motos et générateurs, ainsi que les consommations de carburant.
• Fournir un soutien logistique pour la distribution des intrants, les réunions et les missions sur le terrain.

Gestion des voyages

• Organiser les voyages et réunions officiels, y compris la gestion des demandes de voyage dans le système ERP.
• Assurer la conformité avec les politiques et procédures de voyage.
• Faciliter les réservations d'hôtels pour le personnel en mission au Mali.
• Assister les équipes dans la soumission et le suivi des demandes de remboursement de frais de voyage.
• Coordonner avec les équipes des Nations Unies pour les formalités liées aux déplacements du personnel.

Protocole

• Gérer les demandes de visas et de renouvellement de badges pour le personnel et les consultants.
• Faciliter les interactions entre l'OMS et le Ministère des Affaires Étrangères pour les activités nécessitant leur intervention.
• Organiser la logistique pour les personnalités officielles en visite au Mali, y compris les transports et hébergements.

Qualifications

Formation

• Essentielle : Diplôme d'études secondaires avec une formation en administration ou gestion.
• Souhaitable : Bac+2 en administration ou gestion.

Expérience

• Essentielle : Minimum de 5 ans d'expérience dans des rôles administratifs au sein d'institutions reconnues.
• Souhaitable : Expérience dans des rôles administratifs ou de gestion des voyages au sein de l'OMS ou d'autres agences des Nations Unies, ou dans des systèmes ERP similaires à Oracle.

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques modernes.
• Connaissance approfondie des processus logistiques, de voyage et de protocole.
• Excellentes capacités de communication, d'organisation et de travail en équipe.

Langues

• Essentielle : Français courant.
• Souhaitable : Connaissances de base en anglais.

Rémunération

• Salaire net annuel : À partir de 10 294 000 XOF.
• Avantages supplémentaires : 30 jours de congé annuel, congé parental et horaires de travail flexibles.

Processus de candidature

• Date limite : 8 janvier 2025, 23h59.
• Documents requis :
  • Copies scannées des diplômes et certifications pertinentes.
  • Carte de vaccination mise à jour (conformément aux exigences de l'OMS).

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour des évaluations supplémentaires, notamment des tests écrits et des entretiens. L'OMS applique des politiques strictes en matière de diversité, d'inclusion et d'éthique dans le recrutement.

Informations importantes

• L'OMS promeut l'égalité des sexes et encourage vivement les candidatures féminines ainsi que celles provenant de groupes sous-représentés.
• L'organisation applique une tolérance zéro vis-à-vis de l'abus, du harcèlement ou de toute forme de discrimination.
• Toutes les nominations sont conditionnées par la confirmation du statut vaccinal du candidat.

Pour plus de détails, visitez : OMS Carrières

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