ASSISTANT/e Administration et Finance

About CIVIC :

Le Center for Civilians in Conflict est une organisation Internationale à but non lucratf qui possède des bureaux dans le monde entier pour améliorer la protection des civils vivant dans des zones de conflit. Notre mission est de travailler avec les gouvernements, les acteurs armés et les civils vivant dans les zones de conflits pour développer et mettre en œuvre des solutions pour prévenir, atténuer et répondre aux dommages causés aux civils. Nous pensons qu’aucun civil pris dans un conflit ne doit être ignoré. À cet égard, CIVIC propose des solutions pratiques pour prévenir, atténuer et répondre aux dommages causés aux civils. Pour en savoir plus, visiter notre site internet: www.civiliansinconflict.org  

About the Position

L’assistant/e Administration et Finance apporte un appui technique au département des finances, de l’administration et des ressources humaines de CIVIC Sahel basé à Bamako.

CIVIC recherche un(e) assistant(e) expérimenté(e) pour le poste d’Assistant(e) Administration et Finances basé à Bamako pour ses activités au Mali et au Sahel.

Ce poste exigera un(e) candidat(e) possédant une solide expérience dans le soutien aux opérations sur le terrain, y compris la gestion financière, les ressources humaines et l'administration. Le ou la candidat(e) devra effectuer de façon indépendante, avec peu de soutien, des tâches liées entre autres à la tenue de dossiers, la gestion administrative du bureau, comptable et financière. Ce poste requiert de l'indépendance, des solides compétences organisationnelles et interpersonnelles, ainsi que la capacité d'anticiper les besoins et de répondre aux demandes du personnel sur un large éventail de sujets. Il s'agit d'une position locale avec d’excellents avantages.

Position basée à :   Bamako (Mali), avec possibilité de voyage sur terrain et potentiel dans les pays où les activités de CIVIC sont mises en œuvre.

Voyage : Jusqu’à 15% (domestique et international)

Superviseur :  Responsable régionale des opérations

Type de contrat : CDD avec possibilité de renouvellement

Date de prise de fonction : Immédiatement

Fonctions principales

• Responsable de la gestion de la petite caisse du bureau de Bamako ;
• Assistance à la gestion administrative du bureau de Bamako et des Ressources humaines de l’équipe Sahel ;
• Assistance dans la rédaction de tous les rapports financiers internes et destinés aux bailleurs du bureau Sahel ;
• Responsable des rapports de réunion du bureau ;
• Assurer le rôle de gestionnaire du bureau et de premier contact des visiteurs
  

Gestion et redevabilité financière

• Appuie dans la coordination et le traitement tous les remboursements du personnel dans le délai et selon les règles de CIVIC et des bailleurs des fonds.
• Recevoir, enquêter et appuyer dans le traitement des comptes des fournisseurs.
• Communiquer (à la fois sous-forme verbale et écrite) avec le siège, les fournisseurs et les contacts bancaires.
• Garder une trace des actifs de CIVIC (Technologie, équipements, etc)
• Préparer les calendriers et des rapports financiers appropriés et périodiques à la demande de l’Administration centrale.
• Préparer, traiter et enregistrer les dépenses sur terrain et la paie mensuelle.
• Appuyer dans le suivi budgétaire à jour y compris les chiffres réels et les projections pour toute la durée de vie du projet.
• Appuyer dans la conception des budgets.
• Préparer avec le programme et la logistique et pour validation par la responsable des opérations, les avances des missions de terrain et les réconciliations tout en respectant les procédures financières de CIVIC.
• Préparer et soumettre les taxes légales nécessaire à temps.
• Être flexible et disponible pour toute autre tâche.
  

Ressources Humaines

• Appuyer dans la coordination, le suivi et l’orientation des nouveaux employés (gérer la certification d’emplois, l’inscription aux avantages sociaux et d’autres documentations pour le personnel et les consultants locaux).
• Apporter un appui au besoin dans la gestion du processus de recrutement, d’embauche, d’intégration et d’orientation pour tout le personnel du projet.
• Appuyer dans le traitement des avantages mensuels et servir de personne ressource pour toutes les demandes du personnel.
• Tenir à jour pour approbation par la responsable des opérations un fichier de suivi des besoins du personnel en matière d’assurance, de retenues à la source, d’avances de voyage, etc (si nécessaire).
• Assurer un suivi rigoureux des time-sheets, des mouvements des personnels (congés, permission, etc).
• Préparer, pour validation par la responsable des opérations, les contrats et autres documentations pour les consultants ;
• Maintenir à jour les dossiers de paiement des taxes et tout autre frais des consultants.
• Assurer la relation avec le service de l’emploi ;
• Apporter un appui dans l’application du Code de travail et des lois nationales relatives aux employés et employeurs.
• Apporter un appui dans la veille du bien-être des staffs.
• Apporter un appui dans l’application et du suivi rigoureux du code de conduite de CIVIC.
  

Mise en place du bureau

• Veiller, en collaboration avec la responsable des opérations, à l’enregistrement approprié et à une conformité légale pour le fonctionnement du bureau/programme de CIVIC au Mali ;
• Maintenir, en collaboration avec la responsable des opérations, l’efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes, des pratiques et des normes financiers et administratifs efficaces ;
• Soutenir les efforts d’enregistrement de CIVIC au sein des différentes plateformes des organisations internationales de protection, humanitaires et de développement.
  

Conditions

- Être titulaire d’une licence (un Master serait un atout)

- Avoir entre 4-6 années d’expérience de management en Finance et comptabilité, y compris la gestion des ressources humaines, et rapportage financier.

- Avoir une expérience en management des programmes/projets ainsi que dans le domaine du budget (donateurs).

- Avoir une expérience dans le travail de ressources humaines pour les organisations à but non lucratif.

- Avoir une expérience de travail pour des organisation à but non lucratif, idéalement au Sahel ;

- Avoir une expérience de travail dans des environnements de conflits/post-conflits et/ou à haut risque, y compris le Sahel

- Avoir la capacité d’établir et de maintenir des relations de travail coopératives avec les personnels dans un environnement multi culturel et à maintenir une attitude calme, rassurante et objective dans toutes les situations

- Avoir des compétences exceptionnelles en communication pour expliquer des politiques, des protocoles et des procédure complexes à la direction, aux employés et aux consultants

- Avoir la capacité de travailler dans des délais stricts, avec des contraintes budgétaires et suivre plusieurs projets mis en œuvre dans différents espaces géographiques.

- Avoir l’aptitude à rédiger de manière claire, concise et organisée.

- Démontrer le souci du détail, la flexibilité, l’ingéniosité et la capacité créative de résolution des problèmes.

- Avoir la capacité de gérer plusieurs tâches nécessitant une grande attention aux détails avec des niveaux de priorité changeants.

- Avoir l’aptitude à établir des relations et à maintenir son calme dans des situations de stress élevé et à répondre aux urgences.

- Avoir d’excellentes compétences en Microsoft Office, ainsi que connaissance des plates-formes de suivi des voyages comme ISOS ou iJET, des technologies de communication comme WhatsApp, Twitter, Skype et les téléphones satellites.

- Avoir la maîtrise d’une ou plusieurs langues nationales, locales du Sahel, l’anglais et le Français, écrit et oral.

Seul.e.s les candidat.es selectionné.es seront contacter.

CIVIC n’exige aucun paiement ou avantage de quelque nature dans le cadre de son processus de recrutement.