ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

AVIS DE RECRUTEMENT

Human recrute, pour le compte d’une société de la place évoluant dans le domaine universitaire / enseignement supérieur, un(e) :

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Domaine : Universitaire / Enseignement supérieur
Position hiérarchique : Placé(e) sous l’autorité du Responsable administratif, du Chef de Département ou du Directeur des Études

1. Mission principale

Assurer le soutien administratif, logistique et organisationnel des services pédagogiques, administratifs et académiques de l’établissement.

Le/la titulaire du poste veille à :

• la bonne circulation de l’information,

• la gestion documentaire,

• le suivi des activités liées à la scolarité, aux enseignants, aux étudiants et aux partenaires académiques.

2. Activités et responsabilités principales

A. Gestion administrative générale

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, enseignants et visiteurs.

• Gérer le courrier entrant et sortant, les mails, et suivre les demandes administratives.

• Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers, notes, rapports et comptes rendus.

• Tenir à jour les dossiers administratifs et pédagogiques (étudiants, enseignants, stages, examens…).

• Organiser et classer les documents au format papier et numérique.

B. Support pédagogique et académique

• Assurer le suivi administratif des inscriptions et réinscriptions ainsi que des dossiers étudiants.

• Participer à la préparation et à l’organisation des examens :

  • convocations,

  • feuilles d’émargement,

  • plannings,

  • gestion des salles, etc.

• Mettre à jour les bases de données pédagogiques : notes, présences, listes des étudiants, historiques.

• Préparer les dossiers des jurys et appuyer l’organisation des soutenances, concours ou évaluations.

C. Coordination avec les enseignants et départements

• Assurer la communication des plannings, des groupes de TD, des salles et des emplois du temps.

• Relayer les informations administratives auprès des enseignants et intervenants externes.

• Organiser les réunions, séminaires et ateliers en lien avec les départements pédagogiques.

• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions académiques.

D. Gestion logistique et organisationnelle

• Participer à l’organisation des événements académiques : colloques, conférences, journées portes ouvertes, etc.

• Gérer les réservations de salles, de matériels pédagogiques et d’équipements informatiques.

• Contribuer à la gestion des fournitures administratives et au suivi des commandes.

E. Suivi administratif des partenaires et projets

• Préparer les documents nécessaires dans le cadre des partenariats académiques.

• Assurer le suivi des conventions de stage, mobilités, échanges ou projets étudiants.

• Tenir à jour les tableaux de bord et fichiers de suivi liés aux activités et partenariats.

3. Compétences requises

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

• Excellente capacité rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe.

• Connaissance des procédures administratives et universitaires.

• La maîtrise d’une base de données ou d’un logiciel de scolarité est un atout.

Compétences organisationnelles

• Grande rigueur, sens du détail et respect des délais.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Sens de la confidentialité et respect des procédures institutionnelles.

Compétences relationnelles

• Sens de l’accueil et du service aux usagers.

• Capacité à travailler avec différents interlocuteurs : étudiants, professeurs, partenaires.

• Bonne communication orale et écrite.

• Diplomatie, patience et disponibilité.

4. Profil recherché

• Bac+2 minimum en secrétariat, assistanat, gestion administrative ou domaine équivalent.

• Expérience dans une structure d’enseignement, de formation ou d’administration fortement appréciée.

• Sens de l’organisation, autonomie, discrétion et forte capacité d’adaptation.

5. Modalités de candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à envoyer :

• Un CV actualisé ;

• Une lettre de motivation ;

à l’adresse suivante :
📧 human@human-sarl.ml

En précisant dans l’objet du courriel :
« Candidature – Assistant(e) Administratif(ve) »

📅 Date limite d’envoi : 20 décembre 2025

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus.