Assistant (e) Comptable

Description

Mandat de l’Assistante/ Assitant comptable

Assistante/Assitant comptable du  projet Dou Touloma “Femme Pilier de la Femme” L’Alliance agricole internationale (AAI) est une plate-forme de mobilisation et d’action pour l’agriculture, fer de lance du développement économique et social des pays où l’Alliance intervient. L’AAI est formée du Centre d’étude et de coopération internationale (CECI), de la Société de coopération pour le développement international (SOCODEVI) et d’UPA Développement international (UPA DI).

Fonctions générales de l’assistante/assistant comptable

Sous la direction de la Responsable Administrative et Financière (RAF), l’assistante/assistant comptable assurera une assistance rigoureuse et constance à la RAF  pour la tenue de la comptabilité de l’ensemble du projet. Pour réaliser son mandat, elle/il veillera à appliquer les procédures administratives et financières de l’AAI qui lui seront communiquées. Dans la pratique, elle/Il assistera  la RAF dans la production d’un rapport financier mensuel à soumettre au directeur de projet et au service administratif et financier de SOCODEVI, et ce dans le respect des délais prescrits. Il sera tenu de rendre compte à la RAF  de toute défaillance ou anomalie constatées dans la gestion et l’utilisation des fonds.

Objectifs généraux :

1. Clôture comptable dans le délai ;
2. Gestion de la paie ;
3. Gestion de la trésorerie ;
4. Gestion logistique ;
5. Archivage électronique et Physique ;
6. Assister la RAF dans toutes autres taches connexes ;

Mandat spécifique 

   Clôture comptable dans le délai

• Recevoir, examiner, codifier les factures et les demandes d’avance, selon les procédures comptables du projet ;
• Préparer les documents nécessaires pour l’autorisation des dépenses ou avances ;
• Préparer les chèques une fois les autorisations obtenues ; 
• Enregistrer les pièces comptables dans le logiciel de comptabilité du projet (JGO);
• S’assurer de la mise à jour de la saisie des pièces dans le JGO de manière systématique ;
• Tenir à jour au quotidien les journaux de caisse, de paiement mobile (orange Money) et banque ;
• Suivi des avances octroyées aux employés et aux partenaires du projet ;
• S’assurer de solder toutes les avances avant la préclôture ;
• Assister la responsable administrative et financier dans la tenue des livres et tous autres documents nécessaires à la production des rapports financiers ;
• Effectuer / revoir les rapprochements bancaires avant validation par la RAF
• Procéder à la préclôture comptable mensuelle dans le JGO en s’assurant que les analyses nécessaires et commentaires sont effectués avant la validation de la RAF 

Gestion de la paie et RH

• Préparer la paie à partir du logiciel, et établir les ordres de virements de salaire ;
• Assurer la compilation des feuilles de temps du personnel (jours travaillés, jours fériés, jours de maladie, les congés et toutes autres absences) ;
• Préparer les documents destinés à l’administration fiscale et sociale du Mali;
• Tenir à jour les dossiers du personnel (naissance, mariage, fiches de congés et récupération etc) ;
• Suivi des congés et des jours de récupération du personnel ;
• Suivi des remboursements du personnel de la police assurance maladie ;
• Suivi des incorporations et des retraits du personnel de la police assurance maladie ;

Gestion de la trésorerie

• S’assurer que les comptes soient approvisionnés à hauteur du seuil pour informer la RAF d’une demande de fonds ;
• Contrôler les approvisionnements des comptes Caisses et paiements mobiles (oranges Money) ;
• S’assurer des suivis des procédures 

Gestion logistique

• Énumérer, codifier tous les équipements du projet en mettant en place un outil de suivi des immobilisations en dehors de celui du JGO,
• Produire un rapport sur les anomalies identifiées par rapport aux équipements du projet et faire un compte rendu à la RAF ;
• Planification et organisation des missions (établir les ordres de mission, repartir les missionnaires entre les véhicules)
• Coordonner avec la RAF la mission des chauffeurs de manière logique ;
• Suivi du parc auto (entretien, assurance, immatriculation date de début, date de fin)
• Suivi du parc informatique ;

Archivage électronique et Physique 

• Classement des justificatifs des journaux de caisse, d’orange Money et de la banque 
• Classement physique des contrats de travail, bulletins de salaire et états de paiements des cotisations sociales et impôts sur salaire pour faciliter le contrôle des auditeurs et des services sociaux et fiscaux ;
• Faire l’archivage physique et électronique systématiquement de tous documents justificatifs ;

Assister la RAF dans toutes les autres taches connexes

• Vérification des imputations comptables et analytique avant la clôture comptable sur le logiciel JGO;
• Supervision des taches des techniciens de surface (homme de ménage et femme de ménage) ;
• Participe à la préparation des audits et à la vérification de la conformité des pièces avant de les transmettre aux auditeurs ;

Exigences

Formation requise

• Diplôme ou formation universitaire en comptabilité administration au moins en licence ou tout autre diplôme équivalent.

Expériences particulières 

• Expérience avérée au sein des projets de développement et des ONG internationales ;
• Expérience avérée avec les logiciels de gestion comptable des projets ou ONG Internationales 

• Expérience des clôtures mensuelles de comptabilité dans le délai 

• Expériences dans la tenue et la supervisionde la petite caisse.

Nombre d’années d’expérience

• Avoir au moins 3 années d'expérience à un poste similaire

Compétences

• Très bonne connaissance du français 

• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;

• Capacité d’analyse et de synthèse ;

• Très grande autonomie souplesse, curiosité et rigueur intellectuelle ;
• Sens de l’organisation et de la priorité ;

• Capacité à travailler en équipe dans un contexte d’équipes multi- disciplinaires et multiculturel ;

• Sens de la confidentialité, Ponctualité, de rigueur et d’honnêteté ;
• Disponible et flexible.

Connaissances

• Connaissance d’Internet et de la suite Microsoft Office 365 : Word, Excel et Outlook
• Connaissance du Sharepoint 
• Connaissance du logiciel de comptabilité JGO

Qualités

• Écoute active
• Discrétion
• Respectueux
• Ordonné
• Polyvalence
• Proactivité
• Autonomie
• Rigueur
• Honnête 

Dossier de candidature 

• Curriculum Vitae (CV) mettant en évidence les compétences, aptitudes et expériences de la candidate ou du candidat avec trois (3) références ;
• Lettre de motivation ;

• Date limite pour dépôt de candidature : le lundi 15 juillet 2024
• Seules les personnes pré-sélectionné-es pour un entretien seront contactées.

Conditions de travail

• Horaire de travail : du lundi au vendredi 

Chez SOCODEVI/AAI, nous reconnaissons que la promotion de l’égalité des genres et d’un monde plus inclusif doit s’appliquer autant aux communautés visées par nos projets, qu’aux personnes qui les mettent en œuvre. Nous travaillons donc pour garantir un milieu de travail sain, respectueux et sécuritaire pour chaque personne faisant partie de notre équipe et nous agissons, comme organisation, de manière responsable, juste et équitable.