Assistant Administratif (CCNPSC Health Administrative Assistant, FSN-7)
Avis de Recrutement : Assistant Administratif (CCNPSC Health Administrative Assistant, FSN-7)
Réf. : 72068825R10001 (à indiquer dans l’objet de l’e-mail)
Résumé du poste
L'USAID/Mali recherche un(e) Assistant Administratif pour fournir un soutien administratif au Directeur du Bureau Santé et à son équipe. Le poste requiert une excellente organisation, un sens du service client et des compétences en communication pour assurer la coordination avec les parties prenantes internes et externes.
- Niveau de rémunération : 9,975,233 FCFA – 15,461,609 FCFA (Conformément au plan de rémunération locale de l’USAID/Mali)
- Éligibilité : Citoyen d’un pays coopérant (Mali) ou résident permanent légalement admis dans ce pays.
- Localisation : Bamako, Mali.
- Date limite : 18 décembre 2024, à 17h (heure de Bamako).
Fonctions principales
A. Support administratif et gestion des communications (25%)
- Gérer les appels téléphoniques, courriels, et rendez-vous pour le Directeur du Bureau Santé et l’équipe.
- Planifier les réunions, organiser le transport et rédiger les comptes rendus au besoin.
- Tenir à jour le calendrier des activités et des réunions, et rappeler les engagements au Directeur.
- Accueillir et orienter les visiteurs, et coordonner l’accès au bâtiment.
B. Gestion de la correspondance et des documents (25%)
- Maintenir le contrôle de la correspondance : trier, distribuer et rédiger des réponses aux courriers routiniers.
- Mettre à jour les politiques internes, et tenir un registre des procédures et documents reçus par les membres de l’équipe.
- Suivre les actions en cours grâce à un système de suivi informatique et fournir des rapports hebdomadaires au Directeur.
C. Organisation et archivage des documents (25%)
- Organiser et maintenir les fichiers selon les normes de l’USAID.
- Vérifier la conformité et la précision des correspondances destinées à la signature du Directeur.
- Mettre à jour les listes et annuaires, et gérer les documents liés aux congés, voyages et formations.
D. Utilisation d’outils numériques et soutien administratif (25%)
- Préparer des courriers électroniques, rapports, demandes de voyage et autres documents.
- Créer des tableaux de suivi et des graphiques pour les besoins de l’équipe.
- Apporter un soutien temporaire à d’autres bureaux ou au Front Office en cas d’absence.
Qualifications minimales requises
Formation :
- Diplôme de niveau bac+2 ou équivalent en secrétariat, administration des affaires ou domaine connexe.
Expérience professionnelle :
- Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de secrétariat, dont au moins 2 ans dans une organisation gouvernementale, ONG, ou institution internationale.
Compétences linguistiques :
- Maîtrise avancée (niveau IV) du français et de l’anglais (écrit et oral).
Compétences techniques et aptitudes :
- Connaissance des procédures standards de gestion de bureau.
- Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement multiculturel.
- Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails.
Critères d’évaluation
Les candidatures seront évaluées sur les critères suivants :
- Expérience professionnelle : 40 points.
- Connaissances techniques : 30 points.
- Compétences et aptitudes : 30 points.
Les candidats doivent démontrer leurs qualifications dans leur lettre de motivation ou sur une feuille séparée.
Pour postuler
Documents requis :
- Formulaire AID 309-2, disponible ici : AID 309-2.
- CV détaillé.
- Lettre de motivation (2 pages maximum).
- Cinq références professionnelles (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone).
- Copies des diplômes et certificats pertinents (format PDF simple).
Soumission des candidatures :
Envoyer votre dossier par e-mail à bamakohrmvacancies@usaid.gov, avec Réf. 72068825R10001 en objet.
Pour plus d’informations, consultez :
Description de l'entreprise
