Assistant Administratif

AVIS DE RECRUTEMENT D’UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE

L’Unité de Mise en Œuvre de Renforcement du Système de Santé (UMRSS) du Ministère de la Santé et du Développement Social (MSDS) du Mali a été créée en 2021 pour conduire les activités de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme tout en veillant à la mise en place des systèmes résistants et pérennes de santé du pays.

Dans le cadre de la nouvelle subvention du Fonds Mondial GC7 2024-2026 pour lutter contre ces trois maladies et la subvention de GAVI, l’UMRSS recherche l’équipe qui lui permettra d’accompagner efficacement la re.structuration en profondeur des 4 axes de santé ci-dessous :

• L’information sanitaire
• Les soins de santé primaires
• Le laboratoire et les services de diagnostic
• Les services d’achat et la chaîne d’approvisionnement des produits pharmaceutiques et de consommables médicaux

Mission principale :

• Faciliter et optimiser la gestion administrative des activités du Coordinateur de l’UMRSS

Principales activités :

Organisation voyages/réunions :

• Organiser et tenir l’agenda du Coordinateur
• Organiser les déplacements du Coordinateur à l’intérieur et à l’extérieur du Mali, notamment la levée des ordres de missions, les réservations au niveau des agences de voyages et des hôtels
• Programmer et préparer les réunions

Rédaction de documents administratifs :

• Rédiger et traduire le courrier et tout document technique en anglais/français (selon les besoins du programme)
• Assurer le secrétariat des réunions en élaborant les procès-verbaux ou compte rendu
• Tenir un cahier de recensement de tous les contrats signés

Gestion du courrier :

• Assister le Coordinateur dans l’enregistrement et l’acheminement du courrier
• Dispatcher les courriers
• Veiller au classement des courriers arrivée et départ
• Saisir les correspondances et s’assurer du maintien de la confidentialité des documents

Divers :

• Assister le Coordinateur dans l’ensemble de ses tâches de coordination générale
• Assister le Coordinateur dans ses relations avec le Ministère de la Santé et du Développement Social, les sous récipiendaires, les principaux récipiendaires et avec les partenaires au développement, notamment le Fonds Mondial
• Assister les consultants internationaux dans les démarches administratives
• Faire la situation mensuelle de tous les contrats signés
• Exécuter toutes autres tâches du récipiendaire principal ordonnées par le Coordinateur

Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive et sera amenée à évoluer en fonction des besoins de l’UMRSS.

Profil :

• Avoir au minimum trois (3) années d’expérience en qualité d’Assistante de direction idéalement sur des projets financés par un bailleur de fonds international
• Bac+3 en secrétariat bureautique, communication ou autre domaine pertinent

Savoir-faire

• Bonne maîtrise du Pack Office (MS Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à absorber une grande charge de travail et à gérer son stress
• Avoir une solide capacité rédactionnelle et une aptitude à préparer des rapports,  documents, des présentations PowerPoint et états de reporting
• Excellente maîtrise du français (lu, parlé, écrit)
• Bonne maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit)
• Bonne communication orale et écrite avec une capacité avérée à transmettre des informations claires et concises

Savoir-être

• Être organisé (gestion des priorités et de tâches multiples avec le souci du détail, respect des délais)
• Faire preuve de logique, d’analyse et d’une excellente capacité de synthèse
• Être rigoureux et précis
• Être organisé
• Devoir de réserve et de discrétion
• Bonne capacité à travailler sous pression et à gérer le stress
• Avoir un excellent relationnel et une facilité à travailler en équipe
• Bonne communication
• Excellente proactivité et réactivité
• Avoir un grand sens d’intégrité, d’objectivité
• Rigoureux, souci du détail

Lieu : Bamako, Mali

Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée de 3 ans

Date de début souhaitée : 1er mars 2024

Dossier de candidature :

• CV actualisé + lettre de motivation à l’attention de la Commission de recrutement ;
• Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
• Les contacts de trois références professionnelles.

Dépôt et clôture de candidature :

• Le dépôt de votre candidature se fera exclusivement par courrier électronique à l’adresse recrutementumrss@gmail.com
• L’objet de votre email doit indiquer le titre du poste auquel vous postulez
• La date limite de candidature est le 20 février 2024 à 16h00.
• Aucune candidature papier ne sera acceptée

Seuls les candidats ayant un profil correspondant aux compétences recherchées seront contactés.