Adjoint.e Grant en charge du Reporting et Conventions/Remplacement 3 mois/8640

Appui au responsable du département Grant et à la mission Mali en général dans la gestion des conventions de financement et de partenariat (en particulier le rapportage et le suivi de la politique partenariale), le développement des propositions de projet et toute autre tâche de représentation, de suivi et de gestion nécessaires au service.

Principales responsabilités

Objectif 1 : Appui à l´élaboration de la stratégie funding pays et à sa mise à œuvre

Appuie au responsable du département dans :

• -       L’élaboration et le suivi de la stratégie de financement de la mission
• -       La recherche et identification de nouveaux financements potentiels pour la mission.
• -       La veille de financement des bailleurs et des politiques nationales
• -       L’utilisation et la mise à jour des outils associés (bases de données bailleurs, opportunités, système de gestion des projets …)

Objectif 2. Appuyer de façon transversale la communication et la relation avec les partenaires 

Appuie le Grant Developer dans l’ensemble des tâches relatives aux relations avec les partenaires, y compris la communication formelle ou informelle avec les bailleurs de fonds et les partenaires (agences Nations Unies, ONGs internationales et locales, etc.), notamment : 

• -       Réponses aux sollicitations des bailleurs ou de partenaires (collecte d’informations, analyse, rédaction …)
• -       Préparation de documents, talking points, fiches projets, etc. en amont aux réunions avec les partenaires/bailleurs
• -       Rédaction de compte rendu de réunions, etc.

Objectif 3 : Appuyer le développement des propositions pour soumission aux bailleurs de fonds et faciliter l’ensemble des activités de Reporting externe

Sous l’autorité du responsable du département et en collaboration avec les différents coordinateurs et les chefs de base de la mission :

• -       Coordonne le Reporting externe des projets en cours en en conformité avec les attentes des bailleurs et les standards de qualité d’ACF.
• -       S’assure de la révision et soumission des rapports et annexes nécessaires pour chaque rapport (intermédiaire, final, etc…).
• -       Assure la mise à jour des outils de suivi du reporting et des propositions de la mission ainsi que des systèmes d’information et d’archivage sous la responsabilité du département
• -       Appuie selon les besoins l’élaboration de fiches projet, concept notes, propositions complètes et autres documents de projet (rédaction, édition / formatage, relecture / contrôle qualité, impression, soumission, archivage …)

Objectif 4. Assurer la qualité de la gestion des conventions de financement et de partenariat

Sous l’autorité du responsable du département et en collaboration avec la direction, les différents coordinateurs et les chefs de base de la mission :

• -       Appuie la direction et le département dans le développement et la mise en œuvre d’une stratégie partenariale de la mission
• -       Coordonne la formalisation etle suivi des partenariats en conformité avec le protocole de gestion des partenariats d’ACF tout au long du cycle de vie du partenariat : identification des partenaires potentiels, due diligence et évaluation, contractualisation, suivi des conventions de partenariat et des plans de renforcement des capacités, évaluation et capitalisation, archivage …
• -       Assure la mise à jour de la base de de données des partenaires existants et potentiels ;
• -       Appuie la direction et le département dans l’identification, le développement et l’animation des relations avec les partenaires ainsi que dans le suivi des risques associés au travers d’analyses, cartographie rencontres, communications …
• -       Coordonne la préparation, la validation et la soumission des conventions de financement et de partenariat et de leurs éventuelles révisions
• -       Vérifie et s’assure de la fiabilité et cohérence des données produites par les équipes et facilite la mise à jour des informations des contrats de bailleurs sur GESPRA (système de gestion du Cycle du projet interne) de manière régulière.

Objectif 5 : Information management and Capacity building.

Appuie la mission dans la capitalisation, la diffusion et l’appropriation des normes, procédures et pratiques relatives à la collaboration avec les bailleurs et partenaires, notamment au travers de : 

• -       La participation à l’organisation et la mise en œuvre d’actions de formation et de renforcement des capacités
• -       L’élaboration de documents d’information
• -       La vulgarisation des outils et ressources de la mission.

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