Assistant.e RH en charge des voyages et archives RH
Date de Publication : 10/01/2024
Nous portons à la connaissance de tous, qu’Action contre la Faim organise ses recrutements dans la transparence, l’équité, la gratuité et n’a jamais exigée ni acceptée des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements.
Action Contre la Faim appelle tous les demandeurs d’emplois à ne jamais accepter des paiements et les invite à dénoncer les personnes qui leur demanderaient des paiements dans le cadre du recrutement auprès de l’organisation.
Poste : Assistant.e RH en charge des voyages et archives RH
Localisation du Poste : Bamako
Durée du poste : 12 mois
Début : Dès que possible
OBJECTIF GENERAL DU POSTE
• Appuyer le département RH dans la gestion administrative du personnel expatriés ;
• Gérer les réservations des vols nationaux et internationaux ;
• Assurer l’archivage physiques et électroniques et la documentation du personnel de la mission.
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE
Objectif 1 : Assurer la Gestion des mouvements aériens du personnel:
Gérer les réservations, confirmations, modification et annulation des vols sur l’ensemble de la mission conformément à la politique de gestion des vols en vigueur.
Evaluer et faire régulièrement des analyses comparatives des prix et promotion des billets proposés par les agences des voyages et en discuter avec le coordinateur RH
Assurer la collecte des titres de voyages et les archiver dans le dossier individuel des concernés (billet d’avion, Baoding pass , facture..)
Suivre les paiements des agences de voyages et remonter les problèmes et difficultés rencontrées.
Point focal de la mission sur la gestion des vols humanitaires UNHAS et ECHO FLIGHT (mise à jour de la liste des bénéficiaires, gestion et suivi des paiements, participer aux réunions et faire rapport au coordinateur RH)
Faire la réservation des vols UNHAS conformément aux règles UNHAS et ACF et prévenir les no show.
Mettre à jour et partager quotidiennement le tableau de suivi des mouvements aériens nationaux et internationaux à la liste de diffusion mission et vérifier toujours que le département Logistique a bien enregistré les mouvements pour l’aéroport.
Organiser les hébergements à la guest pour les visiteurs à Bamako en mettant à jour le plan d’occupation de la guest puis communiquer aux habitants de la guest sur les hébergements prévus) ou réserver l’hôtel en cas de non-disponibilité des chambres à la Guest.
Se Coordonner avec les Admin RH des bases pour les visiteurs venant de Bamako.
Veillez au respect des règles liées à l’avance des billets d’avions des expatriés (ne pas accorder des exceptions sans validation du Coordinateur RH).
Veillez au respect du procédures UNHAS et Echo flight.
Etablir les ordres de mission et soumettre à la validation du Coordinateur RH.
Procéder à l’archivage physique et électronique de ordres de mission.
Veillez à la validation des mouvements aériens avant de procéder aux réservations.
Objectif 2 : Assister à la gestion Administrative du personnel expatrié :
Préparer mensuellement les perdiem, frais de vie et enveloppe SECU du personnel expatrié
Editer les fiches de remboursement des frais et droits du personnel expatrié (cout supplémentaire billet d’avion break, frais scolaires, frais aéroportuaires, frais des vaccinations…)
Mettre à jour mensuellement la data suivi personnel expatrié et partage avec la coordination RH
Gérer les réservations d’hôtels pour les visiteurs et s’assurer du paiement des factures après l’hébergement.
Objectif 3 : De l’archivage et la documentation du département RH :
Créer et mettre régulièrement à jour les dossiers physiques du département RH en coordination avec le Responsable de recrutement et Chargé d’Administration.
Numériser régulièrement tous les dossiers du personnel de la mission
Numériser l’ensemble des justificatifs des payements RH (bulletins, impôts, cotisations et taxes…), par base et par mois
Avant de procéder à l’archivage, s’assurer de la qualité des pièces reçues des bases
Tenir à jour la base des données check-list archivage par base et faire le rapport à qui de droit
Veiller à la transmission des archives RH de la base à la coordination RH (contrats, bulletins, les preuves des paiements taxes, cotisation et impôts)
S’assurer que toutes les pièces RH à intégrer dans le système d’information HRIS existent et mettre à jour régulièrement.
Rapporter mensuellement à sa hiérarchie sur l’état général d’archivage et documentation du département RH
PROFIL DU CANDIDAT
Niveau d’études/diplôme spécifiques/
BTS ou Licence en administration, gestion des Ressources Humaines ou dans un domaine similaire.
Connaissances spécifiques /techniques souhaitées:
Connaissance de la gestion des archives, communication efficace puis organisation et planification.
Expérience préalable nécessaire:
Minimum 2 à 3 ans d’expériences dans la gestion des voyages aériens.
Habilitées demandées
Force de proposition, confidentialité, honnêteté, flexibilité, proactivité , esprit d’initiative.
Pour consulter les différentes offres d’Action contre la Faim Mali, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://employ.acf-e.org/
Les candidatures féminines répondants au profil sont fortement encouragées.
Les dossiers des candidatures doivent comporter :
Le CV à jour avec le contact (Email, Tel) + les références professionnelles.
La lettre de motivation.
La date de clôture de la réception des candidatures est fixée pour le 31/01/2024.
INFORMATIONS IMPORTANTES SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT CHEZ ACF
Aucune candidature ne sera acceptée après la date de clôture.
Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.
Action contre la Faim se réserve le droit de clôturer le processus avant terme si les candidatures reçues répondent aux prérequis
Action contre la Faim s’engage à protéger toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, y compris les enfants et les adultes à risque.
Action contre la Faim applique la TOLÉRANCE ZÉRO vis-à-vis de toutes les formes d’abus à travers les politiques ci-dessous :
Politique de protection contre l’exploitation et les abus sexuels ;
Politique de protection spécifique aux enfants ;
Politique de lutte contre la fraude, corruption et les conflits d’intérêts ;
Politique contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail.
Pour toutes les candidatures en vue de nous rejoindre, merci de vous référer aux sites internet officiels des membres du réseau Action contre la Faim.
Nous vous encourageons de soumettre votre candidature en ligne via le système et en cas de soucis pour vous pouvez contacter le numéro de la réception : 20 21 55 27.
